Prozesse verschlanken und automatisieren

Workflowmanagement


In jeder Verwaltung gibt es eine Vielzahl von Abläufen, die sich wiederholen und nach einem identischen Schema ablaufen. Dazu gehören zum Beispiel Urlaubs- und Dienstreiseanträge oder der tägliche Rechnungsdurchlauf. Diese Prozesse stellen ein zum Teil erhebliches Optimierungspotenzial dar. Denn sie lassen sich durch ein Workflow-Management möglichst schlank modellieren und weitgehend automatisieren.

Individuelle Workflows einfach erstellen

Mit unserer Lösung haben Sie die Möglichkeit, ganz einfach eigene Workflows zu erstellen, die genau zu Ihren Anforderungen passen. Ein Designer unterstützt Sie dabei, so dass Sie ohne Programmierkenntnisse zum Ergebnis kommen. Alternativ dazu können Sie Ihre benötigten Workflows auch durch uns aufbauen lassen.

Perfekte Anbindung an vorhandene Systeme

Ganz gleich, ob lastabhängige Posteingangsverteilung, automatisierte Bearbeitung eingehender Rechnungen, Reklamations- und Beschwerdemanagement oder komplexe Genehmigungs- oder Stammdatenprozess: Externe Systeme lassen sich durch die Erstellung eines dynamischen, auch in anderen Prozessen verwendbaren Formulars komplett medienbruchfrei anbinden. Auch umfassende Szenarien von Leitwegen lassen sich über unsere zertifizierten Schnittstellen einfach umsetzen.

Bearbeitungsvorgänge systematisch digitalisieren

Strukturierte und unstrukturierte Freigabe- und Genehmigungsprozesse lassen sich mit dem Verfügungsworkflow systematisch digitalisieren. Fachadministratoren und Anwender können dazu einfach flexibel konfigurierbare Vorlagen nutzen. Die Lösung ist DOMEA-konform.

Bestellprozesse digital strukturieren

Für die Einrichtung eines Bestellprozesses als Workflow können Sie frei konfigurierbare Verfügungen nutzen. Zu den möglichen Bausteinen des Prozesses gehören Prüfung, Benachrichtigung, Kenntnisnahme, Mit- und Schlusszeichnung sowie ein Notizfeld für Benutzermitteilungen und die Möglichkeit für die freie Eingabe von Vermerken. Der fertig eingerichtete Workflow läuft so ab, dass jeder einzelne Laufwegschritt durch Aufruf aus dem Bestellprozesse digital strukturierend.3ecm-Postkorb gestartet wird. Nach Bearbeitung des jeweiligen Laufwegschrittes wird der Eintrag im Postkorb gelöscht.

Flexibel auch bei Zeichnungsarten und Signaturverfahren

Mit dem Verfügungsworkflow lassen sich eine Vielzahl von Zeichnungsarten mit der Einbindung der entsprechenden Signaturverfahren umsetzen:

Signatur mit eigenem Passwort

Signatur mit fortgeschrittener Signatur

z. B. PGP Softwaresignatur

Signatur mit Passwort Systemanmeldung

Signatur mit qualifizierter Signatur

von der Bundesnetzagentur freigegebene Signaturkarte mit Lesegerät

Einfache Anpassung

Einmal definierte Workflows können auf einfache Weise angepasst oder ergänzt werden. Ein leicht verständliches Laufwegprotokoll wird automatisch als XML-Dokument erzeugt, so dass Sie Änderungen jederzeit nachverfolgen können. Das Protokoll kann darüber hinaus auch mit einer Akte bzw. einem Dokument verknüpft werden.


Ihre Vorteile:

Kürzere Bearbeitungszeiten dank vereinheitlichter und teils automatisierter Abläufe

Höhere Transparenz durch übersichtliche Darstellung aller Prozesse und automatische Verfügbarkeit der Informationen

Flexibilität bei der schrittweisen Optimierung Ihrer Prozesse

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