Datensilos in Ihrer Verwaltung überwinden

Organisationsweite Suche


Das Suchen nach Informationen im Internet ist bereits zu einem wichtigen und selbstverständlichen Teil unseres Alltags geworden. Innerhalb von Sekunden erhalten wir von der Suchmaschine die benötigten Informationen ganz bequem präsentiert. Und wie sieht es mit der organisationsweiten Suche in Ihrer Verwaltung aus? Übertragen Sie die gelernten Suchgewohnheiten aus dem alltäglichen Leben auch auf Ihre Organisation. Mit unserer Lösung d.velop enterprise search sind die Suchergebnisse aus diversen Datensilos, Portalen und Quellen für Personen in unterschiedlichen Positionen Ihrer Verwaltung in Sekundenschnelle verfügbar.

Ihre Herausforderung

Die Herausforderung in einer Organisation besteht meist darin, dass zusammengehörige Daten nicht immer am selben Speicherort liegen: Diese befinden sich oft in zahlreichen Dokumenten, E-Mails, Dateiverzeichnissen, Softwaresystemen, Wikis und Webseiten. Die Mitarbeiter in Ihrer Verwaltung suchen Tag für Tag nach signifikanten Informationen, welche nicht immer für alle einfach zugänglich sind. Denn die gesuchten Dateien werden des Öfteren auch ganz anders benannt als vom Suchenden angenommen.

Unsere Lösung

Die umfangreichen Dateiformate spielen ebenfalls eine Rolle, wie schnell Ihre Mitarbeiter die kurzfristig benötigten Informationen finden. Mit d.velop enterprise search werden die Datensilos in Ihrer Verwaltung mit nur einer Suchanfrage durchsucht, um Ihnen und Ihren Kollegen einen zentralen Zugriffsort zu allen organisationskritischen Informationen bereitzustellen. Mithilfe unserer Software überwinden Sie die Applikationsgrenzen und starten eine organisationsweite Suche mit nur einem Mausklick.

Datensilos überwinden

Die organisationsweite Suche entlastet Sie sowie Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern beim Auffinden bestimmter Dokumente innerhalb großer Datenmengen; auch in dem Fall, dass diese sich auf verschiedenen Datenbanken und Datenquellen befinden. Die relevanten Informationen werden dabei dateiübergreifend verknüpft, ohne dass die Kollegen die unzähligen Systeme Ihrer Organisation durchsuchen müssen.

Fakt ist, dass die Datenmengen in der öffentlichen Verwaltung mit den Jahren wachsen werden. Mithilfe unserer Software erhalten Ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern die Möglichkeit, das große Informationsaufkommen einfach und schnell zu bewerkstelligen. So haben Sie und Ihre Kollegen den Kopf für die wichtigen Aufgaben in Ihrem beruflichen Alltag frei.

Informationen auf direktem Wege finden

Unsere Software ermöglicht, per Mausklick Applikationen auszuwählen, den erforderlichen Suchbegriff einzutragen und die Trefferliste nach Ihren Bedürfnissen zu filtern. Dies alles geschieht im Kontext der Anwender. Die Trefferlisten lassen sich nach Dateityp, Quellsystem, Dateititel und Datum intelligent filtern. Aus der Trefferliste gelangen Sie und Ihre Kollegen auf direktem Wege in die benötigten Informationsobjekte und können diese interaktiv bearbeiten, kommentieren, eine E-Mail versenden oder eine Aufgabe erstellen.

Der zentrale Zugriff auf sämtliche Datenquellen bietet eine schnelle und nutzerbasierte Recherche für alle Kolleginnen und Kollegen in Ihrer Verwaltung. So machen Sie Ihr Organisationswissen für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter leicht nutzbar.


Jetzt Video anschauen:

Transparenz schaffen

Anders als bei klassischen unternehmensweiten Lösungen, welche auf dem eigenen Index basieren, werden Ihre Suchläufe mit unserer Software in Echtzeit in der jeweiligen Applikation und dem dazugehörigen Index durchgeführt.

Ihre individuellen Berechtigungsstrukturen bleiben so bestehen und der aktuellste Informationsstand ist jederzeit sichergestellt. Damit überwinden Sie Applikationsgrenzen und schaffen in Ihrer Verwaltung mehr Transparenz.

Einfacher zum Ergebnis gelangen

Die Lösung d.velop enterprise search können Sie sowohl On-Premises als auch in der Cloud schnell installieren und nach Bedarf personalisieren. Neben den organisationsweiten Einstellungen ist es möglich, individuell, abhängig von Ihren Rollen und Tätigkeitsfeldern in Ihrer Fachabteilung, zu entscheiden, welche Systeme für die eigene Suche relevant sind.

So erhalten Sie und Ihre Mitarbeiter in gewohnter Umgebung nur solche Informationen, welche Sie auf direktem Wege zu einem Ergebnis führen. Durchsuchen Sie Ihre gesamte Organisationslandschaft mit nur wenigen Klicks!


Sicherheit Ihrer Daten und Informationen

Wir legen viel Wert auf die Sicherheit der Mitarbeiter-Daten in Ihrer Verwaltung.

Bei der Entwicklung unserer intelligendetn Lösung spielt die Einhaltung sicherheitsrelevanter Bestimmungen eine maßgebliche Rolle.

Die Datenquellen in Ihrer Verwaltung müssen zuerst von den Verantwortlichen freigegeben werden, um Daten und Informationen vor unbefugten Zugriffen zu schützen.

Dabei muss der Zugang zu den gesuchten Informationen die geltenden Bestimmungen Ihrer Organisation sowie die Datenschutzrichtlinien zwingend einhalten.

Mittels der in unserer Software integrierten Rechteverwaltung tragen Sie dafür Sorge, dass die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in Ihrer Verwaltung nur solche relevanten Daten finden, auf welche sie auch wirklich eine Zugriffsberechtigung haben.

Die Autorisierung der Benutzer von Ordnern und Dateien sollte daher innerhalb Ihrer Organisation sichergestellt werden.

Mit sauberen und einheitlichen Datenbanken können Sie unnötigen Mehraufwand vermeiden.

So nutzen Sie die organisationsweite Suche in Ihrer Verwaltung


Verschiedene Suchprovider:

Bilden Sie die Systemlandschaft Ihrer Verwaltung mit andockbaren Suchprovidern ab. Jeder Provider bindet dabei ein System an Ihre Suche an und integriert anschließend die gefundenen Ergebnisse in ein Suchresultat.

Konfigurierbare Ergebnisliste:

Die organisationsweite Suche passt sich den Bedürfnissen des Endanwenders an: Jeder Mitarbeiter Ihrer Verwaltung kann persönlich, abhängig von seiner Rolle und seinem Tätigkeitsfeld innerhalb der Fachabteilung, bestimmen, welche Systeme für seine Suche relevant sind.

Übersichtliche Suchergebnisse:

Die Trefferliste stellt die Suchresultate übersichtlich dar: So behalten Sie den Überblick, aus welcher Applikation ein Ergebnis stammt und können die Relevanz eines Treffers gezielt an einer kurzen Übersicht erkennen. Der Suchbegriff wird in der Ergebnisliste farblich hervorgehoben und unterstützt Sie bei Ihrer Suche.

Unsere Lösung bietet

Installation On-Premises oder in der Cloud

Perfekte Integration in Ihr d.3ecm

Intuitive Bedienungsoberflächen

Individuelle Einstellungen je Anwender möglich

Schnittstellen zur Anbindung weiterer Applikationen

Provider-Unterstützung

Webseiten

Dateiverzeichnisse

Microsoft Exchange / Microsoft Office 365

Google Drive inkl. Google Calendar

MediaWiki-Datenbanken wie z. B. Wikipedia

Atlassian Confluence

d.3ecm

Ihre Vorteile:

Intelligente und zeitsparende Recherche

Zentraler Zugriff auf alle vorhandenen Datenquellen

Effiziente Zusammenarbeit zwischen den Fachabteilungen

Aufrechterhaltung individueller Berechtigungs-Strukturen

Sicherstellung des aktuellsten Informationsstandes

Haben Sie noch Fragen oder Interesse?

Füllen Sie hierzu einfach das Formular aus. Wir melden uns zeitnah bei Ihnen.

Jetzt Flyer kostenlos herunterladen

Laden Sie sich jetzt den Flyer herunter und erfahren Sie im Detail, wie Sie die organisationsweite Suche in Ihrer Verwaltung effizienter gestalten können.

Sie haben noch Fragen? Wir beraten Sie gern!