Dokumentenmanagement

Digitalisierung von Dokumenten und ganzen Prozessen


Erhalten Sie Übersicht in Ihrer Verwaltung mit dem digitalen Dokumentenmanagement! Doch was kann man sich genau darunter vorstellen? Es bedeutet, dass Sie keine Archive, großen Aktenschränke, Reihen an Aktenordnern und damit weite Laufwege mehr haben.

Vielmehr werden sämtliche Informationen Ihrer Verwaltung digital auf einer zentralen Plattform gespeichert – egal ob Dokumente, E-Mails, Verträge oder Rechnungen. Sie erleichtern die tägliche Arbeit in der öffentlichen Verwaltung und setzen das E-Government-Gesetz (EGovG) ganz einfach um.

Jederzeit und überall den Überblick behalten

Mit entsprechenden Zugriffsberechtigungen stehen jedem Mitarbeiter oder ganzen Abteilungen sämtliche Informationen zu jeder Zeit und an jedem Ort zur Verfügung. Dabei haben Sie schnell einen Überblick und können umfassend Auskunft über Projekte, Verträge oder Kunden geben.

Mit digitalen Akten können Sie bequem arbeiten. Ermöglicht wird dies durch die Volltextsuche mit unterschiedlichen Kategorien, einer Navigation durch Akten, automatischen Wiedervorlagen und vielem mehr.

Ein unveränderbares Dokument mit dem alle arbeiten

Auch schnelles Finden von Informationen wird Ihnen dadurch vereinfacht. Sie können die notwendigen Dokumente an den zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten oder Informationen miteinander in einer neuen oder bereits vorhandenen Akte verbinden.

Das Besondere daran: Kein Dokument ist mehrfach vorhanden, der Zugriff erfolgt stets über das im Archiv befindliche unveränderbare Dokument. Eine Anzahl an kaum nachvollziehbaren Versionen, die sich in den Aktenordnern stapeln würden, werden ebenso wie laufende Kosten für ein umfangreiches Papierarchiv vermieden.

Sie können noch viel mehr mit dem DMS erreichen

Organisationsprozesse sind stets eine Abfolge bestimmter Aufgaben und Tätigkeiten. Sie können diese Abläufe steuern und dadurch sicherstellen, dass Ihnen die zur Bearbeitung notwendigen Informationen zum richtigen Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Das Verwalten und Bearbeiten digitaler Dokumente kann noch mehr vereinfacht werden, indem Sie das Verwaltungswissen transparent organisieren und zur Verfügung stellen. Die im jeweiligen Kontext benötigten Informationen können punktgenau zur Verfügung gestellt werden.

Die Grundlage dafür stellen digitale Workflows dar, mit denen Sie ebendiese Prozesse gestalten, steuern, überwachen und ausbauen können. Je nach Anforderung sind Sie nicht auf fest strukturierte Prozesse beschränkt und können auch Ad-hoc Workflows erstellen.

Ihre Vorteile:

Ihre Vorteile in Kombination mit digitalen Workflows:

Jederzeitige Verfügbarkeit aller Informationen

Automatische Verteilung digitaler Dokumente an den jeweils verantwortlichen Mitarbeiter

Effizientes und transparentes Arbeiten mit Dokumenten

Permanente Auskunft über den Status eines Dokuments

Punktgenaue Bereitstellung benötigter Funktionen

Automatische Überwachung bei zeitkritischen Vorgängen

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