Alle Dokumente zugänglich und sicher an einem Ort

Dokumentenarchivierung


Sämtliche Dokumente jederzeit und überall zur Verfügung haben: Dies macht eine moderne Verwaltung heutzutage aus. Mit der elektronischen Archivierung suchen Sie nicht mehr nach analogen Dokumenten in Aktenordnern oder im Archivkeller.

Ihre Dokumente werden mit dem zentralen elektronischen Dokumentenarchiv digital gespeichert – komplett rechtskonform, revisionssicher und in langfristig verfügbaren Dateiformaten wie PDF/A oder TIFF. Ob als analoges oder digitales Dokument: Das Format Ihres Dokuments ist unabhängig von der elektronischen Archivierung.

Sicherheit mit reduziertem Kostenaufwand

Indem Sie Dokumente elektronisch archivieren, gestalten Sie Ihre Verwaltungsabläufe transparenter und sicher. Das Dokument wird als einziges, im Archiv unveränderbares Dokument gesichert, wodurch Sie sich das manuelle Archivieren und Erstellen von Papierbelegen ersparen können. Sie reduzieren die Druck-, Papier- und Lagerkosten erheblich.

Archivierung automatisch gestalten

Bei der digitalen Archivierung neuer Dokumente erfolgt die Aktenbildung automatisch. Dabei werden Fristen und Fälligkeiten automatisch angezeigt. Sie können aber auch einstellen, dass nach Ablauf des Aufbewahrungsfrist das Dokument gelöscht wird.

Übernahme bekannter Archivstrukturen

Ihre individuelle Archivstruktur wird im System einfach übernommen, weshalb auch miteinander verknüpfte Dokumente und Inhalte bequem recherchiert, direkt bearbeitet, geprüft und verteilt werden können. Auf Wunsch ist dies sogar vollautomatisch per Workflow möglich. Alle gespeicherten Dokumente stehen jedem berechtigten Mitarbeiter zu jeder Zeit zur Verfügung; mit dem mobilen DMS auch von unterwegs.

Die etablierte Standardlösung mit intuitiven, individuell anpassbaren Oberflächen lässt sich schnell, einfach und transparent einrichten und administrieren. Es wird nahtlos in Ihre bisherige IT-Landschaft eingebunden.

Die elektronische Archivierung ist die Basis, mit der Sie weitere Lösungen implementieren lassen können und dadurch noch effektiver in Ihrem Arbeitsalltag unterstützt werden:

Ihre Vorteile:

Transparenz dank zentraler Ablage im digitalen Archiv

Prozessoptimierung dank automatischer Bildung elektronischer Akten

Verfügbarkeit und schnelles Auffinden aller relevanten Dokumente – auch von unterwegs

Direkter Zugriff und Weiterbearbeitung des Dokuments sowie weiterer miteinander verknüpfter Inhalte

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