Digitale Akten

Die passende Akte für Ihren Anwendungsfall


Schaffen Sie Freiraum und beseitigen das verstaubte Papierarchiv mit der Digitalisierung Ihrer Dokumente! Mit digitalen Akten haben Sie keine Akten mehr auf Ihrem Schreibtisch oder in Ordnern, die entweder in Ihrem Büro oder im Archivkeller stehen.

Ob indirekt als eingescanntes Papierdokument oder direktes Dokument (beispielsweise als E-Mail), werden sämtliche Dokumente in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt. Dadurch können Sie standortunabhängig auf Ihr digitales Archiv einsehen und Dokumente bearbeiten – auch mit mobilen Endgeräten.

Automatische Ablage

Die neu eingescannten oder anderweitig hinzugefügten Dokumente werden vollautomatisch gelesen. Anhand dieser Informationen erfolgt die Einsortierung in bereits bestehende digitale Akten. Falls noch keine passende Akte vorhanden ist, wird auf Basis der erkannten Eigenschaften automatisch eine neue Akte erstellt – ohne, dass Sie selbst tätig werden müssen. Bei einem täglichen Posteingang von zahlreichen Dokumenten sparen Sie sich so viel Zeit.

Sicherer als der Aktenschrank

Das Arbeiten mit digitalen Akten ist nicht nur bequemer und schneller, sondern wesentlich sicherer als der Umgang mit analogen Papierakten. Bei Ausdrucken oder unzähligen Kopien werden diese lediglich in einem Ordner im abschließbaren Aktenschrank abgelegt, der vor unerlaubtem Zugriff schützt. Mit dem granularen Rechtekonzept stellen Sie sicher, dass nur berechtigte Mitarbeiter die entsprechenden Akten und Dokumente einsehen sowie bearbeiten dürfen. Sie sorgen für mehr Sicherheit und halten gleichzeitig die gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen ein.

Ihre digitale Akte passend für Ihr Bedürfnis

Digitale Akten lassen sich für alle Anforderungen bilden. Die Nutzung ist dabei sehr vielfältig: von Auftragsakten über Vertragsakten bis hin zu Zulassungsakten gibt es hier eine Reihe an Anwendungsfällen:

Personalarbeit in bester Ordnung

Die digitale Personalakte beschleunigt die Abwicklung der HR-Prozesse, sorgt für transparente Abläufe und verbessert die Auskunftsfähigkeit.

Die elektronischen Akte in der öffentlichen Verwaltung

Die eAkte ist eine standardisierte Lösung zur professionellen und elektronischen Aktenführung, wobei der in der öffentlichen Verwaltung etablierte Aktenplan die Struktur der eAkten festlegt. Anhand des Aktenplans integriert sich die eAkte somit auch nahtlos in die verschiedenen Fachverfahren der öffentlichen Verwaltung. Wir bieten Ihnen über 130 Fachverfahrensintegrationen!

Nahtlose Integration in Ihr Fachverfahren

Die elektronische Akte kann nicht nur vom DMS aus recherchiert werden. Die gewünschte Akte inklusive aller dazu gehörenden Dokumente kann direkt aus der jeweiligen Fachanwendung des Sachbearbeiters gefunden, eingesehen und bearbeitet werden. Das heißt schon vor dem Öffnen der Akte sind die wichtigsten Eckdaten – wie auf einem virtuellen Aktendeckel – übersichtlich im Blick. Die im Fachverfahren erzeugten Schriftstücke werden automatisch in die jeweilige eAkte einsortiert jedoch nur einmal ohne Dopplungen zu erzeugen.

Die Arbeitsprozesse bleiben für den Sachbearbeiter hinsichtlich Ablage und Recherche von Dokumenten nahezu wie gewohnt – nur wesentlich schneller und effizienter. Dabei unterstützt Sie das digitale Archiv bei den Anforderungen des EGovG hinsichtlich einer rechtskonformen Langzeitspeicherung von Dokumenten.

Einfache Umsetzung des E-Government-Gesetzes

Das E-Government-Gesetz (EGovG) verpflichtet Bundesbehörden im Rahmen der “Digitalen Verwaltung 2020” spätestens zum 1.1.2020 auf eine elektronische Aktenführung umzustellen. Damit fördert das EGovG die Digitalisierung in der Verwaltung und wird die elektronische Kommunikation zwischen Bürgern und Verwaltung weiter erleichtern. Um die vielschichtigen Anforderungen bis 2020 erfolgreich umzusetzen, muss die öffentliche Verwaltung jetzt handeln und ihre E-Government-Projekte zeitnah aufsetzen.

2x im Jahr in Klausur

Die digitale Studierendenakte umfasst die Ablage und Prozessabbildung u.a. im Zulassungsverfahren und zur Studierendenverwaltung. Die Prozesse im gesamten studentischen Lebenszyklus sind damit in einer ganzheitlichen Studierendenakte abbildbar.

Ihre Vorteile:

Transparenz, da alle Informationen in einer Akte vorhanden sind und Dokumente miteinander verknüpft werden

Gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung Ihrer Daten

Einfach in der Anwendung und vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung

Vollständige Übersicht dank zentraler Datenhaltung

Standortübergreifend und medienbruchfrei mit Akten arbeiten

Sicherer als ein Aktenschrank mit rechts- sowie revisionssicherer Speicherung

Nahtlose Integration in Fachverfahren

Webinar: In 30 Minuten zur eAkte in der öffentlichen Verwaltung

Lernen Sie die Vorteile und Funktionen der eAkte kennen.

Weitere Anwendungsfälle, die oft von unseren Kunden genutzt werden:

Bauakte

Bürgerakte

Projektakte

Vertragsakte

Sie haben eine individuelle Anforderung und Ihr Anwendungsbereich ist hier nicht aufgelistet? Sprechen Sie uns gerne an.

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