Case Study

Universitätsstadt Marburg

eAkte von d.velop documents hilft der Universitätsstadt Marburg in der Corona-Zeit

Vorgangsbearbeitung einfach im Home-Office

Seit einigen Jahren baut die Stadt Marburg den Einsatz der eAkte von d.velop in ihren verschiedenen Fachämtern konsequent aus. Nicht nur, dass die elektronische Akte zu mehr Effizienz und einem besseren, schnelleren Zusammenarbeiten führt – sie hat es in Zeiten der Pandemie ermöglicht, dass die Mitarbeiter:innen der einzelnen Fachbereiche im Home-Office überhaupt handlungsfähig bleiben konnten und künftig können.


Das Projekt „eAkte“ obliegt in Marburg einem eigens dafür eingerichteten Fachdienst. Dieser kümmert sich um das Gesamtvorhaben „Digitalisierung“ sowie auch um die Standardisierung der Schriftgutverwaltung und die Einführung elektronischer Workflows. Dies beinhaltet im Zuge dessen alles, was in einer Kommune zur Umsetzung der „Digitalen Verwaltung“ gehört. Dr. Karen Verbist ist Leiterin des Fachdienstes Digitalisierung: „Im Jahr 2018 haben wir unser bisheriges Dokumentenmanagementsystems durch d.velop documents – ehemals d.3ecm – ersetzt“, erzählt sie.

„Wir brauchen eine Lösung, die den Ansprüchen einer großen Verwaltung, wie der Universitätsstadt Marburg mit ihren über 1.000 PC-Arbeitsplätzen, genügt. Mit hohen Skalierungsmöglichkeiten und der guten Performance ermöglicht uns d.velop documents, das Thema ECM und eAkten schnell in der Breite auszurollen.“ Implementierungspartner der Verwaltung in diesem Projekt ist die d.velop public sector GmbH.

Medienbruchfrei arbeitende digitale Verwaltung

Für die Software von d.velop sprachen auch ihre hohe Integrationsfähigkeit mit Fachverfahren sowie die breite Funktionalität des Anordnungsworkflows. In fast jedem der 44 Fachdienste der Stadtverwaltung gibt es mindestens ein Fachverfahren. Bei der Arbeit mit ihnen fällt eine Vielzahl an Dokumenten an. Hierbei handelt es sich um analog eingehende Dokumente sowie solche, die aus dem Fachverfahren heraus erzeugt werden. Mit der eAkte ist in den Fachdiensten nun der Weg frei für eine durchgängig medienbruchfrei arbeitende digitale Verwaltung. Die Fachverfahren müssen dazu mit der ECM-Software verbunden werden. Das d.velop documents verfügt bereits für alle gängigen Fachverfahren über Schnittstellen. Diese müssen dadurch nicht eigens programmiert werden.

So liegen in der Behörde für Ausländerangelegenheit die ehemals rund 10.000 analogen Akten nun digital vor. Bislang waren sie auf verschiedene Büros verteilt, es gab keine zentrale Aktenablage. Die Suche nach einzelnen Akten war dadurch sehr aufwändig – anders als beim nun möglichen parallelen Datenzugriff auf die elektronische Akte.

Durch diesen sparen die 20 Mitarbeiter:innen in der Ausländerbehörde viel Zeit, da die Suche und der Zugriff auf elektronische Akten mit einem deutlich geringeren Aufwand verbunden ist. Auch die Übermittlung einer elektronischen Akte an eine andere Ausländerbehörde ist dank einer vom Land Hessen zur Verfügung gestellten abgesicherten Aktenaustauschplattform komplett digital realisiert. Die Abteilung Soziale Leistungen arbeitet inzwischen ebenfalls mit einer elektronischen Akte, auch die Personalabteilung hat die Personalakte eingeführt und im Bereich „Asyl und Migration“ wurde die eAkte mit Open Prosoz verbunden.

Seit November 2020 ist zudem die Wohngeldakte im Wohnungswesen produktiv im Einsatz. Der Fachdienst Wohnungswesen hat verschiedene Aufgaben, darunter die Ausgabe von Wohnberechtigungsscheinen für Sozialwohnungen, das Bearbeiten von Wohngeldanträgen, die Erhebung von Fehlbelegungsabgaben und die Verwaltung von Obdachlosen-Unterkünften.

Hoher Komfort, selbst ohne Schnittstelle zwischen ECM und Fachverfahren

Dr. Verbist: „Wir haben es geschafft, diese vier Bereiche komplett auf digitale Sachbearbeitung mit elektronischen Akten umzustellen.“ Besondere Herausforderung war es dabei, dass die dort eingesetzten Fachverfahren über keine gesonderte ECM-Schnittstelle verfügten. „Wir haben deshalb ein ausgeklügeltes System von COLD-Strecken erarbeitet, um die Bescheide, die zentral gedruckt oder auch als Sammel-PDF erstellt werden, zu zerlegen und somit automatisch in der eAkte abzulegen. Auch ohne Schnittstelle haben wir somit einen hohen Komfort für unsere Sachbearbeiter:innen erreicht.

Im Bereich der Fehlbelegungsabgabe startete das Team den Aufbau einer eAkte mit einer etwas komplexeren, auf vier Ebenen geschachtelten Struktur. Dies war möglich, weil sich d.velop documents besonders flexibel ausgestalten lässt. Bis auf das Einrichten von Auswahllisten in der eAkte, das die d.velop übernahm, konnte das IT-Team in Marburg die Aktenlösung komplett selbst aufbauen.

Nach dem gleichen Muster wurden dann die Daten der Obdachlosen, die bislang in Papierform vorlagen, so strukturiert, dass sie in der neuen eAkte verwendet werden können. Diese übernimmt dabei die Rolle des Fachverfahrens. Auch ohne Schnittstelle der Fachanwendungen – und sogar wenn es ein solches nicht gibt – lassen sich eAkten sehr gut einsetzen und tragen zum effizienteren Arbeiten im Fachamt bei.

Expertise im eigenen Haus ist nötig

„Für Projekte dieser Art braucht man jedoch eigene Expertise“, so die Erfahrung von Dr. Verbist. „Man muss personelle Ressourcen bereitstellen und Personen mit einem guten Überblick über die verschiedenen Fachverfahren und ihre Eigenheiten haben.“ In Marburg sind sowohl technische d.velop documents Administratoren:innen als auch Projektleiter:innen im Bereich des Fachdienstes Digitalisierung, die sich darum kümmern.

In allen Fachämtern hat die Nutzung der eAkte den Beschäftigten während der Pandemie enorm geholfen und wird künftig helfen, im Home-Office handlungsfähig zu bleiben. Außerdem steigt die Effizienz, Akten sind besser auffindbar und es kann nichts verloren gehen. Die nächsten Aktenprojekte stehen im Bereich „Hochbau und Gebäudewirtschaft“, bei den Jugendhilfe- und Sozialen Diensten sowie im Ordnungs- und Gewerbeamt an.

Gleichzeitig hat die Stadt Marburg begonnen, einen einheitlichen Aktenplan mit dem d.velop documents Modul „Aktenplan“ einzuführen. Die Organisation der Stadtverwaltung ist sehr dezentral aufgestellt und jede Einheit führte bislang eine eigene Aktenstruktur. Zehn von insgesamt 55 Fachdiensten mit ihren 1.000 Beschäftigten arbeiten bereits mit dem aufgabenorientierten Aktenplan der KGSt. In ihm wurde explizit ein bestimmter Bereich „Allgemeine Informationen für die Verwaltung“ freigeschaltet. So können alle das System tagtäglich benutzen, was die Akzeptanz spürbar erhöht.

Mittlerweile hat jede der 540 Personen in der Stadtverwaltung, die an einem PC oder Notebook arbeitet, einen Zugang zu zentral bereitgestellte Informationen, kann darin Inhalte recherchieren und nach Einführung von Aktenplan und oder eAkte – Berechtigung vorausgesetzt – Dokumente ablegen.

Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow

Eines der ersten ECM-Projekte in Marburg war seinerzeit die Einführung eines Anordnungsworkflows für Eingangs- und Ausgangsrechnungen. Schon mit den ersten eAkten-Lösungen wurde Ende 2018 die digitale Rechnungseingangsbearbeitung mit frühem Scannen von Eingangsbelegen produktiv gesetzt. Die Rechnung steht dabei nicht für sich allein, sondern ist das Endprodukt einer Vorgangsbearbeitung, die in der eAkte stattfindet. Anordnungsworkflow und eAkte stehen also in engem Zusammenhang.

„Diese Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist in d.velop documents sehr gut gelöst“, so Dr. Verbist. Die Stadt setzt den Anordnungsworkflow nicht nur – wie sonst üblich – für Eingangsrechnungen ein, sondern auch für ausgehende, sogenannte debitorische Anordnungen. So hat das Dreigestirn aus Workflows, eAkte und digitalem Aktenplan dafür gesorgt, dass mit dem ECM-System in Marburg die Basis für eine moderne digitale Verwaltungsarbeit entstanden ist.

“Die Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist in d.velop documents sehr gut gelöst.“

Dr. Karen Verbist
Leiterin der Koordinierungsstelle Digitale Verwaltung der Universitätsstadt Marburg

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Bildquellen: Patricia Grähling