Case Study

Universitätsstadt Marburg

codia implementiert d.3ecm bei der Universitätsstadt Marburg

Anordnungsworkflow und eAkte als verwaltungsweites Gesamtpaket

Zur Umsetzung der „Digitalen Verwaltung“ hat die Universitätsstadt Marburg schon vor längerem eine eigene Koordinierungsstelle eingerichtet. Diese befasst sich mit der Einführung der eAkte für alle Fachabteilungen des Hauses, der Standardisierung der Schriftgutverwaltung und der digitalen Abbildung verwaltungsweiter Arbeitsprozesse, so genannter Workflows.


Für Dr. Karen Verbist, Leiterin der Koordinierungsstelle, ist das Thema ECM/DMS daher nicht neu. Im Zusammenhang mit der Einführung einer standardisierten eAkten-Verwaltung hat sich die Universitätsstadt Marburg für den Wechsel des bislang eingesetzten Dokumentenmanagementsystems zum d.3ecm entschieden. Mit dem d.3ecm löste die Stadt Mitte 2018 ein Vorgängerprodukt ab, das die Ansprüche einer großen Verwaltung wie der Universitätsstadt Marburg mit ihren über 1.000 PC-Arbeitsplätzen hinsichtlich der erforderlichen Performance nicht erfüllen konnte.

„Wir benötigen ein System mit hohen Skalierungsmöglichkeiten, damit alle Anwender*innen fehlerfrei und schnell mit der Software arbeiten können“, sagt Dr. Verbist. Das Dokumentenmanagement und Archivsystem d.3ecm bietet alle notwendigen Leistungen und Funktionalitäten. Nach einem wettbewerblichen Dialog in einer europaweiten Ausschreibung im Dezember 2017 erhielt die codia Software GmbH im Mai 2018 den Zuschlag zur Implementierung des Systems.

eAkten vor dem Hintergrund von eGovernment und Online Zugangsgesetz (OZG)

Für d.3ecm sprachen insbesondere dessen Skalierbarkeit für hohe Anwenderzahlen, hohe Integrationsfähigkeit mit Fachverfahren sowie die breite Funktionalität seines Anordnungsworkflows. In jedem der 45 Fachdienste der Stadtverwaltung gibt es mindestens ein Fachverfahren. Bei der Arbeit mit ihnen fällt eine Vielzahl an Dokumenten an – analog eingehende Dokumente sowie solche, die aus dem Fachverfahren heraus erzeugt werden. Hier kommt das Thema eAkte ins Spiel. Vor dem Hintergrund der eGovernment-Gesetze der Länder und der OZG-Umsetzung müssen sich kommunale Verwaltungen zwangsläufig mit der Einführung von eAkten beschäftigen, in denen diese Dokumente ihren Platz finden werden. Anders lässt sich eine durchgängig medienbruchfrei arbeitende elektronische Verwaltung nicht etablieren.

Somit heißt es auch für die Marburger Stadtverwaltung: Früher oder später soll jede*r mit einem ECM-System arbeiten, das die Basis einer eAkte darstellt. Die Fachverfahren müssen dazu mit der ECM-Software verbunden werden. Von Vorteil ist es, wenn ein System wie das d.3ecm schon zahlreiche Schnittstellen für alle gängigen Fachverfahren mitbringt. Diese müssen dadurch nicht eigens programmiert werden. Pilotprojekt der Universitätsstadt Marburg war die elektronische Aktenführung in der Steuerverwaltung, der Personalabteilung sowie im Ausländerwesen.

In der Behörde für Ausländerangelegenheit liegen die bisher ca. 10.000 analogen Akten nun digital vor. Bislang waren sie auf verschiedene Büros verteilt, es gab keine zentrale Aktenablage. Die Suche nach einzelnen Akten war dadurch sehr aufwändig – anders als beim nun möglichen parallelen Datenzugriff auf die elektronische Akte. Durch diesen sparen die 20 Mitarbeiterinnen in der Ausländerbehörde viel Zeit, da die Suche und der Zugriff auf elektronische Akten mit einem deutlich geringeren Aufwand verbunden sind. Auch die Übermittlung einer elektronischen Akte an eine andere Ausländerbehörde ist komplett digital realisiert dank einer vom Land Hessen zur Verfügung gestellten abgesicherten Aktenaustauschplattform. Zwischen Beauftragung der Lösung in d.3ecm und Produktivsetzung im Mai 2019 im Ausländerwesen lagen rund fünf Monate – „sehr sportlich und schnell”, so Dr. Verbist. Auch die Personalabteilung arbeitet jetzt mit einer elektronischen Personalakte. Mit einem externen Scandienstleister wurden die Personaldokumente für sämtliche 1.600 Beschäftigten der Stadtverwaltung eingescannt, sodass nun eine komplette elektronische Akte für alle Mitarbeiterinnen vorliegt.

Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow

„Bei der Einführung des Anordnungsworkflows für Eingangs- und Ausgangsrechnungen haben wir mit codia sehr konzentriert und konstruktiv zusammengearbeitet“, erklärt Dr. Verbist. Ende 2018 wurde die digitale Rechnungseingangsbearbeitung mit frühem Scannen von Eingangsbelegen produktiv gesetzt. Die Rechnung steht dabei nicht für sich allein, sondern ist das Endprodukt einer Vorgangsbearbeitung, die in der eAkte stattfindet. Anordnungsworkflow und eAkte stehen also in engem Zusammenhang. „Diese Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist im d.3ecm sehr gut gelöst“, so Dr. Verbist.

Debitorischer Anordnungsworkflow

Die Stadt setzt den Anordnungsworkflow nicht nur – wie sonst üblich – für Eingangsrechnungen ein, sondern auch für ausgehende, sogenannte debitorische Anordnungen. Entsprechende Anordnungen fallen z. B. als „Ausgangsrechnungen“ an, wenn Bürger*innen Beiträge an die Verwaltung zu zahlen haben in Form von Gebührenbescheide oder Zuschüsse des Landes eingehen.

In Marburg existiert jedoch nicht nur die Hauptbuchhaltung mit ihrer Buchhaltungssoftware, sondern es gibt über 20 finanzrelevante Fachverfahren, aus denen heraus debitorische Rechnungen erzeugt werden. Ein PDF der digitalen Ausgangsrechnung wird dabei in einem Verzeichnis abgelegt, das vom d.3ecm überwacht wird. Aus diesem gelangt sie zum Rechnungsleser, dem dbs | invoice reader, wird ausgelesen und in den debitorischen Anordnungsworkflow gegeben.

Die erfassten Daten werden in die Anordnung eingefügt; so gelangt diese bereits vorausgefüllt zu den Sachbearbeiter*innen, die sie mittels einfacher elektronischer Signatur im Vier-Augen-Prinzip unterschreiben. Anschließend geht der Vorgang an den Fachdienst Kasse und Buchhaltung, welche den Vorgang verbucht und bei Geldeingang die Buchung ausgleicht. Diese Prozesse laufen im Wesentlichen von Beginn an medienbruchfrei. Denn die Ausgangsrechnungen werden aus der Fachanwendung heraus erstellt und anschließend in den Workflow geleitet.

Durch Nutzung eines standardisierten Dokumentenformats PDF/A und ein stringentes Layout gelang es dem Projektteam, den beschriebenen Anordnungsworkflow aus den über 20 Verfahren heraus zu standardisieren.

Digitales Kassenbelegarchiv

Alle analogen Anordnungen in Fachbereichen, die noch nicht mit der eAkte ausgestattet sind, werden in dem Fachdienst Kasse und Buchhaltung spät gescannt. So liegt der Stadtverwaltung Ende 2019 ein digitales Kassenbelegarchiv für das gesamte Jahr vor, obwohl noch mit Papier gearbeitet wurde. Vorteil: Sie muss sich nicht mit einem Jahresabschluss aus hybriden, d. h. Papier und elektronischen Belegen, beschäftigen. Die Projekte des Kreditoren- und Debitorenworkflows sowie des späten Scannens wurden gemeinsam mit der codia Software GmbH parallel umgesetzt.

Nach der sukzessiven Einführung des Anordnungsworkflows wird sich die Universitätsstadt Marburg im nächsten Schritt mit der Einrichtung eines einheitlichen Aktenplans für die gesamte Verwaltung beschäftigen. Die Organisation der Stadtverwaltung ist sehr dezentral aufgestellt und jede Einheit führte bislang eine eigene Aktenstruktur.

Nach der sukzessiven Einführung des Anordnungsworkflows wird sich die Universitätsstadt Marburg im nächsten Schritt mit der Einrichtung eines einheitlichen Aktenplans für die gesamte Verwaltung beschäftigen. Die Organisation der Stadtverwaltung ist sehr dezentral aufgestellt und jede Einheit führte bislang eine eigene Aktenstruktur. „Vom einheitlichen Aktenplan versprechen wir uns, dass wir künftig besser über das ECM-System zusammenarbeiten können“, sagt Dr. Verbist. „Man kann darin Leserechte oder schreibrechte für andere Organisationseinheiten verteilen. In der Vergangenheit gab es immer wieder Schwierigkeiten in der Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Abteilungen, weil die gegenseitigen Zugriffe nicht gewährleistet waren. Dies wird sich mit dem Aktenplan Modul in d.3ecm ändern.“

So ist d.3ecm die Basis für eine moderne digitale Verwaltungsarbeit bei der Stadt Marburg.

“Die Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist in d.3ecm sehr gut gelöst.“

Dr. Karen Verbist
Leiterin der Koordinierungsstelle Digitale Verwaltung der Universitätsstadt Marburg

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Bildquellen: Patricia Grähling