Case Study

Stadt Kaarst

Stadt Kaarst auf dem Weg zur digitalen Verwaltung

E-Akte und Vorlagenmanagement aus einem Guss


Als die Stadt Kaarst sich im Oktober 2018 für d.velop documents (zuvor unter d.3ecm bekannt) als neue ECM-Lösung entschied, löste sie damit ein Jahre zuvor eingeführtes, eigenerstelltes ECM-System auf IBM-Basis ab. Dieses entsprach nicht mehr den heutigen Anforderungen an ein Dokumentenmanagementsystem. Eine elektronische Akte, deren Aufbau die Verwaltung in verschiedenen Fachbereichen derzeit vorantreibt, ließ sich damit nicht realisieren. „Wichtiger aber noch war uns ein gutes Vorlagenmanagement“, sagt Christiane Fuhrmann, Abteilungsleiterin im Bereich Zentrale Dienste der Stadt Kaarst. Schon das bisherige ECM beinhaltete ein solches. Durch das d.velop documents mit dem dort integrierten Vorlagenmanagement hat sich die Arbeit der Sachbearbeiter:innen nun noch einmal deutlich vereinfacht.

Im eigenen Haus musste die Stadt weder das ECM noch das Vorlagenmanagement installieren. Kaarst bezieht seine IT nahezu komplett vom Rechenzentrum der ITK Rheinland, die Fachkräfte greifen per Citrix-Verbindungen auf die Anwendungen zu. Mit d.velop documents ist die Stadt Kaarst zugleich Pilotkommune innerhalb des ITK-Zweckverbandes.

Ein Vorlagenmanagement beschleunigt die Erstellung von Anschreiben, weil es mit Bausteinen auf der Basis beliebiger, bereits im System hinterlegter Metadaten arbeitet. Dies beginnt damit, dass man sich nicht um einen aktuellen Kopfbogen kümmern muss. Es gibt nun eine zentrale Kopfzeile-Vorlage, die jede:r nutzt und die sich automatisch ausfüllt, je nachdem wer sich angemeldet hat. Wechselt ein:e Sachbearbeiter:in das Büro, gehen mit der Verknüpfung im Windows Verzeichnisdienst Active Directory auch die Daten mit. Man greift also an jedem Arbeitsplatz auf die persönlichen Vorlagen zu.

Intelligente und dynamische Formulare

Ein weiterer Vorteil eines Vorlagenmanagements ist dessen dynamischer Charakter. Beim Öffnen eines Vordrucks erhält man Abfragen über bestimmte Auswahlfelder. Soll  z. B. ein Brief an die Erziehungsberechtigte verfasst werden, kommt zunächst die Frage, ob der Brief an diese geht oder die Person direkt. Kreuzt man „kinderlos“ an, fallen alle Passagen zu Kindern weg usw. Frederike Kaufmann, Mitarbeiterin der Zentralen Dienste: „So lassen sich aus sehr vielen Textbausteinen per Abfrage nur jene verwenden, die aktuell benötigt werden. Das Ergebnis sind maßgeschneiderte Vorlagen, die nicht mehr zehn, sondern nur noch drei Seiten umfassen“. Eine deutliche Vereinfachung, für Sachbearbeiter:innen ebenso wie für Empfänger:innen.

Zum Vorlagenmanagement gelangt man direkt aus dem jeweiligen Vorgang im d.velop documents. Der Vordruck wird geöffnet, ausgefüllt, geschlossen und im ECM abgelegt. Dort kann er weiterbearbeitet, versendet oder gedruckt werden. Inzwischen wurden 300 Vorlagen abgelegt und fast täglich werden es mehr. Dies ist auch der Pandemie geschuldet. „Mit jeder neuen Coronaschutzverordnung ändern sich die Bescheide“, berichtet Christiane Fuhrmann. „Für jede Veränderung gibt es einen eigenen Textbaustein. Diese muss man nur noch anklicken.“ Trotzdem gibt es nur eine Vorlage „Corona“, unter der alle Möglichkeiten von Textbausteinen hinterlegt sind. Für das Gesundheitsamt – ohnehin überlastet durch Corona-bezogene Arbeiten – ist dies eine enorme Hilfe bei der Kontaktverfolgung.

Felder sind automatisch korrekt vorbelegt

Die Auftragsvergabe an externe Firmen ist ein weiteres Feld, in dem sich die Verwaltung durch das Vorlagenmanagement unterstützen lässt. Dabei werden im Vordruck direkt Summenbildung und Umsatzsteuerberechnung hinterlegt. Während der Corona-bedingten reduzierten Umsatzsteuersätze waren die entsprechenden Felder also immer automatisch korrekt vorbelegt. Dahinter wurde eine zentrale Adressverwaltung aus d.velop documents implementiert, die für alle Schreiben die jeweils gleiche aktuelle Adresse verwendet. Für die Serienbrieferstellung kann auch der Inhalt aus Akten des d.velop documents mit Adress- oder sonstigen Informationen, z. B. Steuer- oder Personalakten, als Quelle verwendet werden.

Christiane Fuhrmann: „Das ECM-System im integriertem Vorlagenmanagement erfreut sich über die gesamte Verwaltung hinweg großer Beliebtheit, alle Abteilungen arbeiten damit, rund 450 Personen.“ Derweil werden auch die auf d.velop documents basierenden Aktenlösungen ausgebaut. Eine digitale Personalakte sowie ein Vertrags- und Satzungsmanagement zur Führung digitaler Satzungsakten sind bereits implementiert.

Im Sozialamt geht der Weg ebenfalls weg vom Papier hin zum digitalen Arbeiten mit der elektronischen Sozialhilfeakte. Hier stellt die d.velop public sector GmbH eine Schnittstelle vom ECM zum Fachverfahren AKDN-sozial bereit.

Mit der erfolgreichen Einführung des d.velop documents hat die Stadtverwaltung Kaarst einen wichtigen Meilenstein bei der eigenen Digitalisierung erreicht. Künftig werden alle Verwaltungsvorgänge digital abgelegt. Die Zeiten von Papierakten sind damit bald vorbei. Digitale Ratsarbeit, eine komplett neue Homepage oder die Arbeit mit Microsoft Outlook sind weitere Schritte auf diesem Weg.

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