Case Study

Stadt Greven

Akten und Rechnungsworkflow in Greven

Die münsterländische Stadt im Kreis Steinfurt nutzt bereits seit 2012 die Software d.3ecm


„Viele Vorteile“ bietet das an der Ems gelegene Greven seinen über 38.000 Einwohnerinnen und Einwohnern. Zu ihnen gehören auch die 320 Beschäftigten der Stadtverwaltung, die seit einigen Jahren in den Genuss eines modernen ECM-Systems kommen. 2012 entschied man sich für die Einführung des d.3ecms mit den Themenschwerpunkten Belegarchivierung und Rechnungseingangsbearbeitung, integriert in die Finanzsoftware ab-data. Diese wurde später abgelöst und im Zuge der Doppik-Umstellung durch Infoma ersetzt.

Im weiteren Verlauf der ECM-Historie installierte die IT-Abteilung in Greven mit Unterstützung durch die codia Software GmbH diverse Aktenlösungen: eine digitale Steuer- und Vollstreckungsakte – beide ebenfalls integriert in Infoma – sowie eAkten in den Bereichen Einwohnermeldewesen, Wohngeldakte, Personal und Bildung/Jugend/Kultur/Sport, jeweils mit Anbindung an die dortigen Fachverfahren. Inzwischen sind viele Kernbereiche angeschlossen. Seit Ende 2019 führt die Stadt auch ein digitales Vertragsmanagement mit der Prüfung nach §2b UStG ein.

Bei der ECM-Einführung ist die Kommune Schritt für Schritt vorgegangen: Anfangs arbeitete sie ausschließlich mit später Rechnungserfassung, seit 2019 dann mit dem frühen Erfassen und der Rechnungseingangsbearbeitung. Darauf will man inzwischen nicht mehr verzichten, denn die automatisierte Weiterleitung digitalisierter Rechnungen an die jeweils Zuständigen ist kein Vergleich zum bisherigen Vorgehen: Rechnungen trafen ein, eine Anordnung wurde erstellt, ausgefüllt, ausgedruckt und nach dem Vieraugenprinzip bearbeitet. Anschließend gelangte die Rechnung mit beigehefteter Anordnung an die Finanzbuchhaltung zum Verbuchen und Bezahlen. Diese scannte das Dokument wiederum ein und legte es im Rechnungsarchiv ab.

Laufweg der Rechnungen wird vorgegeben

Rechnungen treffen in Greven per Papier oder als PDF an eine zentrale E-Mail-Adresse gerichtet ein, die neuen Formate ZUGFeRD und XRechnungen spielen noch keine Rolle – bislang. Die Finanzbuchhaltung sammelt die Rechnungsdokumente ein, versieht sie mit einem Barcode, scannt Papierbelege und gibt sie zusammen mit den PDF-Rechnungen an die Erfassungssoftware d.capture batch. Dort wird der Laufweg festgelegt, d. h. in welchen Fachdienst sie zur Bearbeitung verschickt werden soll.

Für Steuerämter und die Finanzbuchhaltung bietet codia eine fertige eAkten-Lösung auf Basis von d.3ecm mit Anbindung an die Finanzsoftware Infoma. In Greven sind beide Fachgebiete in einem gemeinsamen Fachdienst zusammengefasst. „Man muss die Beschäftigten für die digitale Steuerakte und den Rechnungsworkflow motivieren, um schnelle Erfolge zu erzielen“, weiß Thomas Kloster, seit 2016 IT-Leiter der Stadt Greven.

Für die Beschäftigten der Abteilung war die Einführung des elektronischen Workflows eine deutliche Erleichterung in der täglichen Arbeit. Es fällt damit die gesamte Vorkontierung weg, welche die in den Workflow Involvierten nun im d.3ecm selbst vornehmen. Die Rechnung wird per XML-Datei an Infoma übergeben und automatisch weiterverarbeitet. So hat die Finanzbuchhaltung deutlich weniger Arbeit.

Bearbeitungsdauer maximal eine Woche

Das Feedback ist äußerst positiv, die Bearbeitung geht deutlich schneller, mittlerweile beträgt die Bearbeitungsdauer einer Rechnung bis zur Buchung maximal eine Woche. „Früher bekamen wir ein Stück Papier und mussten uns die Konten selbst heraussuchen. Jetzt ist jede Rechnung bereits vorkontiert“, berichtet eine Angestellte. Auch wird nichts vergessen, denn in Gruppenkörben bleibt kein Dokument wegen Krankheit oder Arbeitsüberlastung länger liegen, da in diesem Falle eine Kollegin übernehmen kann.

Technisch gerüstet für die XRechnung

In der Kernverwaltung der Stadt Greven nutzen alle fünf Fachbereiche mit rund 220 Beschäftigten den neuen Workflow und bearbeiten darüber rund 500 monatlich eintreffende Rechnungen. Pünktlich zum 1. April wird auch der d.velop document reader invoice seinen Betrieb aufnehmen. Das Tool unterstützt das XRechnung-Format und kann neben elektronischen Rechnungen auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bestellungen etc. annehmen und digital verarbeiten. Die Stadt Greven ist damit für die Neuerungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerüstet, nach der öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab 2020 elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format verarbeiten müssen.

Nach der Steuerakte folgte 2017 das Einwohnermeldewesen inklusive Bürgermonitor mit Anbindung an das Fachverfahren Meso. Mitgebrachte Dokumente werden vor Ort gescannt und sofort der persönlichen Akte zugeordnet. Diese läuft im Hintergrund des Meso-Verfahrens, welches damit weiterhin führende Anwendung ist. Sind Formulare zu unterschreiben, geschieht dies per Monitor direkt am Schreibtisch des Sachbearbeiters.

2018 führte die IT-Abteilung die eAkte für Elternbeiträge im Fachdienst „Bildung, Jugend, Kultur und Sport“ ein. codia entwickelte dafür gemeinsam mit dem Computerzentrum Strausberg, Hersteller von CZ-Kita, eine Schnittstelle zwischen dessen Fachverfahren und dem d.3ecm. Für die Angestellten im Fachdienst endete damit eine umständliche Papierwirtschaft. Von Eltern ausgefüllte Anträge werden gescannt und in der Akte abgelegt. Aus ihr heraus erzeugt der Sachbearbeiter anschließend den daraus resultierenden und in CZ-Kita erstellten Gebührenbescheid.

Weitere Dokumente folgen nach Jahresfrist, wenn die Eltern aufgefordert werden, ihre Lohnsteuerbescheide einzureichen. Die Eltern erhalten ein Antwortschreiben mit einem Barcode, welches mit den angeforderten Dokumenten an die Stadt zurück gesendet wird. Beides zusammen wird gescannt und über den Barcode der richtigen Elternakte automatisch zugeordnet. Auch eine Wohngeldakte wurde Ende 2018 eingeführt, gefolgt von der Personalakte für die insgesamt 320 Beschäftigten der Stadtverwaltung.

Steuer-Compliance hinsichtlich §2b UStG

Nächstes Projekt auf Thomas Klosters Agenda ist das Vertragsmanagement. Bisher liegen alle Verträge dezentral und in Papierform in Aktenschränken der einzelnen Fachdienste. Mit Neueinführung des §2b UStG gilt künftig eine Umsatzsteuerpflicht grundsätzlich für alle juristischen Personen des öffentlichen Rechts, die selbstständig und nachhaltig Einnahmen erzielen. „Wir müssen daher eine Steuer-Compliance aufsetzen“, so der IT-Leiter, „zu deren Bestandteil das Vertragsmanagement gehört.“

Das Vertragsmanagementsystem auf Basis der ECM-Software erleichtert die Prüfung, ob Verträge §2b-relevant sind. In d.3ecm wird dazu ein eigener zusätzlicher Reiter für die §2b-Prüfung zur Berücksichtigung der gesetzlichen Anforderungen angelegt. So profitieren mittlerweile alle Beschäftigten der Stadtverwaltung von den Vorteilen eines modernen ECM-Systems, haben d.3ecm in ihre unterschiedlichen Fachanwendungen bzw. Aufgabengebiete integriert und können sich eine Arbeit ohne digitale Dokumente und Workflows gar nicht mehr vorstellen.

„Man muss die Beschäftigten für die digitale Steuerakte und den Rechnungsworkflow motivieren, um schnelle Erfolge zu erzielen.“

Thomas Kloster
IT-Leiter der Stadt Greven

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