Die münsterländische Stadt Greven im Kreis Steinfurt nutzt bereits seit 2012 die Software d.velop documents

„Viele Vorteile“ bietet das an der Ems gelegene Greven seinen über 38.000 Einwohnern:innen. Zu ihnen gehören auch die 320 Beschäftigten der Stadtverwaltung, die seit einigen Jahren in den Genuss eines modernen ECM-Systems kommen. 2012 entschied man sich für die Einführung des d.velop documents (ehemals vermarktet als d.3ecms) mit den Themenschwerpunkten Belegarchivierung und Rechnungseingangsbearbeitung, integriert in die Finanzsoftware ab-data. Im Zuge der Doppik-Umstellung entschieden die Verantwortlichen, diese später durch Infoma zu ersetzen. Im weiteren Verlauf der ECM-Historie installierte die IT-Abteilung in Greven mit Unterstützung durch die d.velop public sector GmbH (ehemals codia Software GmbH) diverse Aktenlösungen: eine digitale Steuer- und Vollstreckungsakte – beide ebenfalls integriert in Infoma – sowie eAkten in den Bereichen Einwohnermeldewesen, Wohngeldakte, Personal und Bildung/Jugend/Kultur/Sport, jeweils mit Anbindung an die dortigen Fachverfahren. Inzwischen sind viele Kernbereiche angeschlossen. Seit Ende 2019 führt die Stadt auch ein digitales Vertragsmanagement mit der Prüfung nach §2b UStG ein.

Digitalisierung bei der Stadt Greven als kontinuierlicher Prozess

Bei der ECM-Einführung ist die Kommune Schritt für Schritt vorgegangen: Anfangs arbeitete sie ausschließlich mit später Rechnungserfassung, seit 2019 dann mit dem frühen Erfassen und der Rechnungseingangsbearbeitung. Darauf wollen alle Beteiligten inzwischen nicht mehr verzichten, denn die automatisierte Weiterleitung digitalisierter Rechnungen an die jeweils Zuständigen ist kein Vergleich zum bisherigen Vorgehen: Rechnungen trafen ein, eine Anordnung wurde erstellt, ausgefüllt, ausgedruckt und nach dem Vieraugenprinzip bearbeitet. Anschließend gelangte die Rechnung mit beigehefteter Anordnung an die Finanzbuchhaltung zum Verbuchen und Bezahlen. Diese scannte das Dokument wiederum ein und legte es im Rechnungsarchiv ab.

Laufweg der Rechnungen wird vorgegeben

Rechnungen treffen in Greven per Papier oder als PDF an eine zentrale E-Mail-Adresse gerichtet ein, die neuen Formate ZUGFeRD und XRechnungen spielen noch keine Rolle – bislang. Die Finanzbuchhaltung sammelt die Rechnungsdokumente ein, versieht sie mit einem Barcode, scannt Papierbelege und gibt sie zusammen mit den PDF-Rechnungen an die Erfassungssoftware d.capture batch. Dort wird der Laufweg festgelegt, d. h. in welchen Fachdienst sie zur Bearbeitung verschickt werden soll.

Für Steuerämter und die Finanzbuchhaltung bietet d.velop eine fertige eAkten-Lösung auf Basis von d.velop documents mit Anbindung an die Finanzsoftware Infoma. In Greven sind beide Fachgebiete in einem gemeinsamen Fachdienst zusammengefasst. „Man muss die Beschäftigten für die digitale Steuerakte und den Rechnungsworkflow motivieren, um schnelle Erfolge zu erzielen“, weiß der IT-Leiter der Stadt Greven. Für die Beschäftigten der Abteilung war die Einführung des elektronischen Workflows eine deutliche Erleichterung in der täglichen Arbeit. Es fällt damit die gesamte Vorkontierung weg, welche die in den Workflow Involvierten nun im d.velop documents selbst vornehmen. Die Rechnung wird per XML-Datei an Infoma übergeben und automatisch weiterverarbeitet. So hat die Finanzbuchhaltung deutlich weniger Arbeit.

Bearbeitungsdauer maximal eine Woche

Das Feedback ist äußerst positiv, die Bearbeitung geht deutlich schneller, mittlerweile beträgt die Bearbeitungsdauer einer Rechnung bis zur Buchung maximal eine Woche. „Früher bekamen wir ein Stück Papier und mussten uns die Konten selbst heraussuchen. Jetzt ist jede Rechnung bereits vorkontiert“, berichtet eine Angestellte. Auch kann niemand etwas vergessen, denn in Gruppenkörben bleibt kein Dokument wegen Krankheit oder Arbeitsüberlastung länger liegen, da in diesem Falle ein:e Kollege:in übernehmen kann.

Technisch gerüstet für die XRechnung

In der Kernverwaltung der Stadt Greven nutzen alle fünf Fachbereiche mit rund 220 Beschäftigten den neuen Workflow und bearbeiten darüber rund 500 monatlich eintreffende Rechnungen. Pünktlich im April wird auch der d.velop document reader invoice seinen Betrieb aufnehmen. Das Tool unterstützt das XRechnung-Format und kann neben elektronischen Rechnungen auch Auftragsbestätigungen, Lieferscheine, Bestellungen etc. annehmen und digital verarbeiten. Die Stadt Greven war damit für die Neuerungen der EU-Richtlinie 2014/55/EU gerüstet, nach der öffentliche Auftraggeber in Deutschland ab 2020 elektronische Rechnungen in einem strukturierten Format verarbeiten müssen.

Nach der Steuerakte folgte 2017 das Einwohnermeldewesen inklusive Bürgermonitor mit Anbindung an das Fachverfahren Meso. Mitgebrachte Dokumente werden vor Ort gescannt und sofort der persönlichen Akte zugeordnet. Diese läuft im Hintergrund des Meso-Verfahrens, welches damit weiterhin führende Anwendung ist. Sind Formulare zu unterschreiben, geschieht dies per Monitor direkt am Schreibtisch des Sachbearbeitenden.

2018 führte die IT-Abteilung die eAkte für Elternbeiträge im Fachdienst „Bildung, Jugend, Kultur und Sport“ ein. Die d.velop public sector entwickelte dafür gemeinsam mit dem Computerzentrum Strausberg, Hersteller von CZ-Kita, eine Schnittstelle zwischen dessen Fachverfahren und dem d.velop documents. Für die Angestellten im Fachdienst endete damit eine umständliche Papierwirtschaft. Von Eltern ausgefüllte Anträge werden gescannt und in der Akte abgelegt. Aus ihr heraus erzeugt der Sachbearbeitende anschließend den daraus resultieren-den und in CZ-Kita erstellten Gebührenbescheid. Weitere Dokumente folgen nach Jahresfrist, wenn die Eltern aufgefordert werden, ihre Lohnsteuerbescheide einzureichen. Die Eltern erhalten ein Antwortschreiben mit einem Barcode, welches mit den angeforderten Dokumenten an die Stadt zurückgesendet wird. Beides zusammen wird gescannt und über den Barcode der richtigen Elternakte automatisch zugeordnet. Auch eine Wohngeldakte wurde Ende 2018 eingeführt, gefolgt von der Personalakte für die insgesamt 320 Beschäftigten der Stadtverwaltung.