Case Study

Hochschule Düsseldorf

Hochschulwesen wird mit ECM durchdigitalisiert

Die Hochschule Düsseldorf ist technisch gerüstet für die E-Rechnung, hat die E-Dienstreise@HSD mit d.3ecm eingeführt und plant weitere Workflowprojekte. Auch eine elektronische Aktenführung wird vorbereitet. In Sachen Digitalisierung gehört sie damit landesweit zu den Vorreiterinnen im Hochschulumfeld.


Das E-Government-Gesetz erlegt nicht nur Kommunal-, Landes- und Bundesbehörden neue Pflichten auf. Auch Hochschulen hält es – vor allem in seiner jüngsten Novellierung – zum Ausbau von E-Akten und elektronischer Vorgangsbearbeitung an. An der Hochschule (HS) Düsseldorf kam das Thema E-Rechnung im Jahr 2017 zum ersten Mal auf. Drei Jahre später ist die Lehreinrichtung nun pflichtgemäß in der Lage, elektronische Rechnungen anzunehmen und zu verarbeiten. Dafür sorgt der Einsatz der Software d.3ecm von d.velop, implementiert durch die d.velop public sector GmbH.

„Uns war schnell klar, dass ein separates E-Rechnungs-Tool nicht genügen würde, um alle Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz zu erfüllen“, sagt Frauke Jansen, Dezernentin für Organisationsentwicklung, Qualitäts- und Campusmanagement an der HS Düsseldorf.

Hochschulleitung, Organisationsentwicklung, Finanzdezernat und IT-Leitung beschlossen daher, das Thema weiter zu fassen. Mit einer ECM-Software wollte man E-Akten nach Aktenplan ebenso umsetzen wie eine hochschulweite Vorgangs- und Rechnungsbearbeitung einführen. Die d.velop public sector GmbH erhielt mit d.3ecm Anfang 2018 den Zuschlag in der Ausschreibung. „Es gibt nicht viele ECM-Spezialisten mit ausgeprägten Kenntnissen im Hochschulbereich“, begründet Frauke Jansen, zuständig für die Entwicklung einer Digitalstrategie und den Roll-out des Systems an der HS Düsseldorf.

Elektronischer Rechnungsfreigabeworkflow als Projektstart

Das Projekt startete mit der Einrichtung des elektronischen Rechnungsfreigabeworkflows. Eingangsrechnungen in Papierform werden im Finanzdezernat gescannt, ausgelesen und gemeinsam mit bereits elektronisch eingehenden Rechnungen in den digitalen Freigabeprozess gegeben. Rechnungsdaten mit dem Finanzsystem der MACH AG tauscht die E-Rechnungsanwendung über eine Schnittstelle aus.

Parallel zur Aufsetzung der Rechnungsbearbeitung wurde eine grobe Anforderungsanalyse an das Thema E-Aktenhaltung erstellt; es wurden ferner erste Workflowprojekte ins Auge gefasst. Als konkreten Einsatzfall wählte die Hochschule die Beantragung, Genehmigung und Verwaltung von Dienstreisen. Darüber hinaus entwickelte das Projektteam eine eigene Abrechnungslösung für den Reiseservice an der HS Düsseldorf.

Frauke Jansen: „Wir haben uns im Team Organisationsentwicklung intensiv mit der geeigneten Projektauswahl beschäftigt und reflektiert, mit dem Sitzungsmanagement oder der digitalen Bearbeitung von Lehraufträgen zu beginnen. Letztlich entschieden wir uns für einen Workflow, der skalierbar ist und in die Fläche geht, das heißt alle Beschäftigten anbindet. Wichtig waren meinem Projektteam und mir, dass wir schnell wichtige Erfahrungen für Folgeprojekte sammeln können und viele Grundlagenthemen behandeln.“

Der Reiseservice, die Teamleitung Personalservice und Dezernentin Personalmanagement unterstützten von Beginn an das Vorgehen. Hochschul-Beschäftigte konnten bereits zuvor auf interaktive PDF-Formulare zurückgreifen, mussten diese jedoch regelmäßig neu ausfüllen und ausdrucken, wenn sie eine Reise planen und genehmigen lassen wollten.

„Uns war schnell klar, dass ein separates E-Rechnungs-Tool nicht genügen würde, um alle Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz zu erfüllen. Es gibt zudem nicht viele ECM-Spezialisten mit ausgeprägten Kenntnissen im Hochschulbereich.“

Frauke Jansen
Dezernentin Organisationsentwicklung, Qualitäts- und Campusmanagement

Formularwesen erfolgreich in ein Workflow-Management transformiert

Die in den bisherigen Formularen hinterlegten Logiken beinhalteten bereits ausgereifte Workflow-Eigenschaften, die es auf d.3ecm zu übertragen galt. Das ECM-System sollte möglichst eng auf dem bisherigen Vorgehen aufsetzen, damit der Workflow später intuitiv nutzbar ist und ohne aufwändige Schulung auskommt – ein umsichtiges Veränderungsmanagement also, mit dem die Hochschule das Formularwesen erfolgreich in ein Workflow-Management transformierte.

Im Frühjahr 2020 wurden die einzelnen Workflowprozesse aufgesetzt, Produktivstart von „E-Dienstreise@HSD“ erfolgte im Dezember 2020. Die Hochschule Düsseldorf löst damit ihre veraltete Reisekostensoftware ab und deckt den gesamten Prozess von der Antragstellung über die Genehmigung und Abschlagszahlung bis zur Abrechnung digital ab. Auch die Übertragung der Rechnungsdaten vom Reiseservice in den E-Rechnungsprozess wurde im Zuge des Projektes umgesetzt.

Reisen werden medienbruchfrei abgerechnet

Frauke Jansen: „Durch die E-Dienstreise wird die Bearbeitung deutlich schneller, denn wir können Reisen nun medienbruchfrei abrechnen. Die Beschäftigten können die meisten Rechnungen und sonstige Belege ins System hochladen, was das Papieraufkommen deutlich verringert. Lediglich für drittmittelfinanzierte Reisen gelten besondere Bestimmungen.“ Der Reiseservice wiederum hat in d.3ecm alle Vorgänge zu den Dienstreisen im Überblick und muss nicht mehr umständlich Kopien anfertigen.

Für das Projektteam um Frauke Jansen fungiert E-Dienstreise@HSD als Blaupause dafür, wie Prozesse auch in anderen Bereichen zukünftig mit d.3ecm digitalisiert werden können. Die Reisekostenabrechnung tangiert viele Querschnittsthemen, angefangen bei Personaldatenpflege und Identity Management bis hin zu grundsätzlichen Fragen der IT-Systemarchitektur bzw. -dokumentation und -standardisierung.

Die daraus gewonnenen Erfahrungen will das Projektteam für ähnliche Vorhaben nutzen. Dass d.3ecm ein flexibles System ist, in welchem die Kundinnen und Kunden Anwendungsentwicklung selbständig vornehmen können, ist für die Hochschule ein großer Vorteil. Es ermöglicht ihr, künftig Workflowprojekte auch mit eigenen personellen Ressourcen anzugehen. Sie ist dadurch nicht zwingend auf Fachkräfte von extern angewiesen. „Ich bin als Projektleitung sehr glücklich, gemeinsam mit motivierten und fachkundigen Kolleginnen und Kollegen die Digitalisierung der Dienstreiseprozesse sowie einer Abrechnungslösung realisiert zu haben. Mein Dank gilt den Projektbeteiligten aus meinem Team, der Campus IT und dem Personal-/ Reiseservice sowie den Interessenvertretungen, die die Einführung des ECMS und auch der E-Dienstreise unterstützt haben. Wir haben eine tolle Lernkurve hingelegt, auf der sich nun weitere Projekte aufbauen lassen.“

Dokumente besser auffinden durch standardisierte Aktenführung

Im Anschluss an die Workflows will sich die Hochschule verstärkt um das Thema der elektronischen Aktenführung kümmern. Durch eine standardisierte Aktenführung sollen Vertretungsmöglichkeiten geschaffen und allgemein die Auffindbarkeit von Dokumenten verbessert werden. „Dies sind wir absichtlich nicht direkt zum Dienstreiseworkflow angegangen. Wir wollten verhindern, dass die User neben ihrer bekannten Ablage Akten und Dokumente in d.3ecm ablegen, ohne dass wir zunächst entsprechende Strukturen geschaffen haben“, so Frauke Jansen. „Bevor man das Thema E-Akte angeht, gilt es den gesamten Lebenszyklus von Dokumenten, Vorgängen und Akten zu reflektieren und dabei zu konzipieren, was künftig wie wo abgelegt wird. Auch vor dem Hintergrund mobiler und hybrider Zusammenarbeit, die wir während der Corona-Pandemie so flächendeckend erlebt haben, ein Thema, das relevanter ist denn je.“

In einem Pilotvorhaben mit Projektakten wird genau dies demnächst untersucht. Für alle Projekte aus Verwaltung und Services soll im ECM-System eine passende Struktur hinterlegt werden, inklusive der Workflows, die im Projektmanagement anfallen.

Daran anschließend soll ein prozessorientierter elektronischer Aktenplan entwickelt werden. Dafür muss der komplette Dokumenten-Lebenszyklus betrachtet werden, um zu entscheiden, was aktenrelevant ist und was nicht. Mit diesen Aktivitäten in Sachen E-Rechnung, Workflows und elektronische Aktenführung nimmt die Hochschule Düsseldorf inzwischen eine Vorreiterrolle für weitere Hochschulen und Universitäten in Nordrhein-Westfalen ein und stellt neben der FH Münster zukünftig im Rahmen des Kompetenzzentrums E-Akte.nrw Beratungs- und Unterstützungsleistungen zur Verfügung.

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Bildquelle: © Tobias Vollmer