Stimmen Sie für Stadt Hameln

beim 19. eGovernment Wettbewerb 2020

23.07.2020

Stadt Hameln gehört zu den Finalisten beim 19. eGovernment Wettbewerb 2020

Mit großer Freude verkündete Stadt Hameln, ein langjähriger Kunde der codia, dass sie sich erfolgreich am diesjährigen 19. eGovernment-Wettbewerb 2020 mit ihrem Projekt “Rechnungsworkflow” platzieren konnte. Nun benötigen wir Ihre Unterstützung, indem Sie Ihre Stimme beim Voting abgeben.

Der eGovernment-Wettbewerb wird jährlich durchgeführt und macht konsequentes Engagement für die Verwaltungsmodernisierung transparent. Die Suche nach Vorreitern und Visionären in den öffentlichen Verwaltungen soll dabei helfen, einen Austausch über innovative Ideen möglich zu machen. Denn auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene versteckt sich in den Behörden großes Potenzial zur Entwicklung von eGovernment sowie zukunftsorientierten Angeboten.

Somit wurden in diesem Jahr insgesamt 76 Beiträge in 6 verschiedenen Kategorien eingereicht. Dabei zählt Stadt Hameln mit ihrem Projekt “Rechnungsworkflow“ in der Kategorie 3 – Bestes Digitalisierungsprojekt in Bund, Ländern und Kommunen, zu den diesjährigen 19 Finalisten. Nun zählt jede weitere Stimme: Denn beim öffentlichen Online-Voting kann jeder ab sofort für seinen Favoriten abstimmen. Helfen Sie der Stadt Hameln, die Bemühungen mit einem Publikumspreis zu belohnen!

Das Voting läuft bis zum 14. August 2020 und am 22. September wird beim 25. Ministerialkongress in Berlin feierlich der Publikumspreis verliehen. Wir bedanken uns für jede Unterstützung.

Stadt Hameln und ihr elektronischer Rechnungsworkflow

2017 sah sich Stadt Hameln mit durchschnittlich 100 Rechnungen pro Tag konfrontiert. Die Folge hieraus war, dass Kontierungsblätter für die Kasse sowie Buchungsbelege für die Fachabteilung erstellt werden mussten und somit 69.000 Blatt abzulegendes Papier im Jahr entstanden – eindeutig viel zu viel dachte sich Stadt Hameln. Hinzu kamen, dass auch der personelle Aufwand für die Ablage und Recherche Kosten mit sich zog sowie lange Durchlaufzeiten (insbesondere bei den Außenstellen) für Skontoverlust und Mahnkosten sorgten.

Man entschied sich für den elektronischen Rechnungsworkflow der codia, basierend auf dem d.3ecm der d.velop AG. Dieses wurde als Teilprojekt im Rahmen der Einführung eines verwaltungsweiten DMS sowie ebenfalls als Teilprojekt der NKR-Einführung und Optimierung des Finanzwesen inkl. bidirektionaler Schnittstellen durchgeführt. Somit können Rechnungen direkt in der eAkte und im Vertragsmanagement verknüpft und auch direkt eRechnungen (nach dem eRechG und der EU-Richtlinie 2014/55/EU) seit April 2020 unterstützt werden.

Die Prozessablauffolge und Mehrwerte

Bei einer ankommenden Rechnung startet eine vielschichtige Prozessablauffolge: Angefangen beim Posteingang geht diese an die Scan-Stelle weiter, um anschließend teilautomatisch über die OCR-Erkennung an die Fachabteilung(en) zu gelangen. Während dieses Schrittes wird die Rechnung geprüft, korrigiert oder kontiert und anschließend an die Buchhaltung sowie zuletzt mittels Anbindung an das Fachverfahren über das Finanzsystem Infoma an die Kasse zur Auszahlung gegeben. Sämtliche Schritte erfolgen mittels integrativer Anbindungen medienbruchfrei und laufen transparent weiter.

Mit dem elektronischen Rechnungsworkflow wurden viele positive Mehrwerte erreicht. Dazu gehören unter anderem die Reduzierung der Durchlaufzeiten und Kosten, eine Erhöhung der qualitativen Durchsicht sowie Transparenz und auch die Optimierung der Rechnungssuche, indem Synergien bei der beispielsweise integrierten eAkte und dem verknüpften Fachverfahren genutzt werden.

Sie haben Interesse an unserer Lösung? Dann melden Sie sich unverbindlich bei uns und lassen sich informieren.

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