Landkreis Börde:

Die eAkte kommt

23.11.2020

Erste Verwaltungsakten des Landkreises Börde sind 2021 nur noch digital verfügbar

Die Vorbereitungen zur Einführung der eAkte (elektronische Akte) laufen in diesen Wochen auf Hochtouren. Die Software ist im Datenverarbeitungssystem des Landkreises Börde implementiert. Die ersten digitalen Akten werden für Angelegenheiten der Sozialverwaltung angelegt. Weitere Bereiche folgen sukzessive. Und das alles unter den strengen Maßgaben des Datenschutzes.

Nach einer öffentlichen Ausschreibung wurde der Zuschlag für die Implementierung eines „Dokumentenmanagementsystems / DMS“, eine Voraussetzung zur Einführung der eAkte, an die Firma codia Software GmbH vergeben. Pandemiebedingt hatten Landrat Martin Stichnoth und Udo Schillingmann, Vertriebsleiter und Prokurist der codia, per Videokonferenz zugeschaltet, in Meppen unterschrieben.

Für Landrat Martin Stichnoth ein wichtiger Meilenstein, um mit dem Einsatz digitaler Informationstechnologien das Verwaltungshandeln des Landkreises Börde künftig schneller, kostengünstiger und transparenter zu machen. „Das ist ein Mammutprojekt“, weiß Stichnoth. „Unsere Verwaltung, so fordert es im Übrigen der Gesetzgeber von allen kommunalen Verwaltungen, wird damit aus Sicht des Antragstellers noch dienstleistungsorientierter.“ Was folgt, ist jede Menge Arbeit. Dazu hat Stichnoth ein aus IT- Experten, Organisatoren und dem behördlichen Datenschutzbeauftragten bestehendes Lenkungsteam eingesetzt.

Projektverantwortlicher Rüdiger Mages, Leiter des Amtes für Gesundheit und Verbraucherschutz, bringt eine Menge Erfahrung aus dem Jobcenter Börde mit. Dort hat er vor einiger Zeit an der Einführung der „eAkte“ mitgearbeitet. Den personellen Aufwand beschreibt er mit den Worten „das ist ein 70/30-Projekt. 70 Prozent Organisationsaufwand und 30 Prozent IT.“ In den nächsten Wochen wird die erforderliche Hardware angeschlossen, zum Beispiel sind das Scanner, um die Unterlagen des Antragstellers digitalisieren zu können. Schon heute weist Mages darauf hin: „Nach dem Scanvorgang werden die eingereichten Papierunterlagen des Antragstellers rechtssicher vernichtet. Von daher muss darauf geachtet werden, dass keine Originale eingereicht werden. Es sei denn, dass wir das separat fordern.“

Die eAkte erleichtert die Verwaltungsarbeit, die zunehmend, nicht nur wegen der Pandemie, beim Landkreis Börde mobil organisiert wird. „Das spart Ressourcen“, sagt Landrat Martin Stichnoth. „Durch den mobilen Zugriff auf die Akten können Beschäftigte Verwaltungsabläufe außerhalb des Büros bearbeiten. Und genau deshalb dränge ich jetzt schon auf Umsetzung. Wir wollen, wenn die Fristen des Gesetzgebers zur Realisierung greifen, fertig sein. Und wir wollen und müssen sparsam mit unseren Haushaltsmitteln, also mit dem Geld des Steuerzahlers, umgehen.“

Udo Schillingmann unterstreicht die Erfahrungen, über die sein Unternehmen bei der Realisierung verschiedener Projekte zur DMS-Einführung bei Kommunen verfügt. „Das Verwaltungshandeln der Kreisverwaltung lässt sich mit der elektronischen Aktenführung im DMS d.3ecm wesentlich effizienter und flexibler gestalten. Mit dem neuen Instrument eAkte werden in der täglichen Sachbearbeitung Informationen einfacher und schneller gefunden. Die Anträge sowie Verwaltungsvorgänge können mithilfe der im d.3ecm integrierten Vorgangs- und Prozesssteuerung wie zum Beispiel Workflows und Wiedervorlagefunktionen zügiger und fristgerecht bearbeitet werden. Das spart Zeit – für die Bürger sowie Unternehmen im Landkreis und entlastet die Mitarbeiter der Kreisverwaltung.“

Im Übrigen passt das Verwaltungshandeln des Landkreises Börde genau in die IKT-Strategie des Landes Sachsen-Anhalt. Mehr dazu erfahren (bitte hier klicken).

Vielen Dank an den Landkreis Börde für das Bildmaterial. © Uwe Baumgart & © Christian Giegler

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