Meetings und Sitzungen perfekt organisieren

Sitzungsmanagement


Sitzungen und Meetings – insbesondere von hochrangigen Gremien – müssen gut vorbereitet sein, gesetzliche Vorgaben müssen eingehalten werden. Zu einer perfekten Organisation gehören nicht nur das Zusammenstellen relevanter Dokumente wie Agenda und Teilnehmerliste, sondern auch die Vorbereitungen für die Beschlusserfassung sowie der Versand von Einladungen. Ergeben sich kurzfristig noch Änderungen, müssen alle Sitzungsteilnehmer zusätzlich informiert werden. Jede Sitzung muss darüber hinaus sorgfältig dokumentiert sowie nachbereitet werden und erzeugt eine große Menge an Daten und Dokumenten. Mit unserer Lösung setzen Sie ihr Sitzungsmanagement digital und einfach in allen Phasen um – von der Planung über die Dokumentation bis hin zur Nachbereitung.

Unterstützung durch gebündelte digitale Power

Sitzungsmanagement bietet weitaus mehr Funktionen als ein herkömmlicher Sitzungsdienst: Neben dem papierlosen Arbeiten vor, während und nach der Sitzung bindet die Lösung auch die eAkte aus dem d.3ecm unter Wahrung des Datenschutzes ein. Synergie-Effekte ergeben sich durch die Integration in das d.3ecm. Denn durch die einheitliche Nutzung von verschiedenen Funktionalitäten beispielsweise bei der Erstellung von Dokumenten oder Initiierung von Workflows nutzen Sie automatisch die Vorteile einer strukturierten Arbeitsweise. Auch die revisionssichere Archivierung wird von der Lösung unterstützt.

Unterlagen automatisch korrekt abgelegt

Die Ablage der verschiedenen Sitzungsunterlagen erfolgt automatisch in den dafür vorgesehenen Sachakten der Fachämter. Die Meeting-Dokumente liegen dann nicht nur unter dem Aktenzeichen der jeweiligen Sitzung, sondern praxisgerecht im gleichen Ablagebereich wie die sonstigen Unterlagen und der Schriftverkehr zum jeweiligen Sachverhalt. Damit sind die entsprechenden Unterlagen zeitnah – und nicht erst nach Abschluss der Sitzung – im Zugriff der Sachbearbeiter.

Viele Funktionalitäten in einer Lösung

Jegliche Daten zu Sitzungen, Tagungsordnungen und Teilnehmern lassen sich regelmäßig sowie ad-hoc über einen Web-Service übergeben. Die unterschiedlichen im System erzeugten Dokumente lassen sich dort ebenfalls ablegen. Das Ergebnis überzeugt: Transparente Entscheidungen, Bereitstellung aller Informationen zu Gremien bzw. deren Teilnehmern, übersichtliche Darstellung der Beratungen und deren Ergebnisse, Beachtung datenschutzrechtlicher Belange.

Ihre Vorteile:

Strukturierte Organisation über Ratsinformationssystem, Sitzungsdienst, Adressverwaltung, Dokumenten-Management und Archivierung in einer Lösung

Effektive Arbeitsunterstützung für alle Sitzungsteilnehmer dank intuitiver Bedienbarkeit, Dokumentation aller Aktivitäten und einfacher Auffindbarkeit von Informationen

Mehr Effizienz und Zeitersparnis durch einfache Verwaltung und geringeren Organisationsaufwand

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