Schriftgutverwaltung nach Aktenplan
Schneller und effizienter verwalten
Unser Ziel ist, dass Sie schnell und einfach auf jegliches Schriftgut bzw. benötigte Informationen zugreifen können. Dies wird durch eine einheitliche digitale Schriftgutverwaltung nach Aktenplan realisierbar. Ganz gleich, ob es um Recherche, Verwaltung oder Archivierung geht: Unsere Lösung reduziert Ihren Aufwand erheblich. Bei der Umstellung kann Ihr bisheriger Aktenplan integriert und weiter genutzt oder angepasst werden.
Unterstützung bei Transparenz und Ordnung
Nur vollständige und gut geordnete Unterlagen garantieren ein effizientes Arbeiten und die Transparenz von Entscheidungsprozessen. Unsere Lösung schafft mehr Transparenz und Ordnung für eingescannte Dokumente, Faxe, Bilder, E-Mails und andere Office-Dateien. Wenn Vorgänge und Akten angelegt werden, sorgt die Lösung automatisch für eine behördenweit einheitliche Kennzeichnung durch Akten- und Vorgangszeichen.
Nachhaltige sichere Ablage und Speicherung
Erst durch die rechts- und revisionssichere Archivierung werden die langfristige Benutzbarkeit, Authentizität und Integrität von Dokumenten sichergestellt. Aufbewahrungsfristen lassen sich im Aktenplan pflegen und können automatisch auf jeweils angelegte Akten, Vorgänge und Dokumente übertragen werden.
Schneller und geregelter Zugriff auf Dokumente
Über Volltext-Recherche können sämtliche abgelegten Dokumente und Informationen in kürzester Zeit gefunden werden. Durch individuelle, Gruppen- oder Abteilungsspezifische Zugriffsrechte können Sie genau regeln, wer was wann sehen bzw. bearbeiten darf. Über den Workflow können Sie Freigabeprozesse definieren.
Einfaches Erstellen von Korrespondenz und Serienbriefen
Wenn Sie Vorlagen und Formulare verwenden, werden diese mit Fall- und Mitarbeiterinformationen versehen. Sollen daraus Serienbriefe generiert werden, können Sie diese Angaben dabei automatisch übernehmen. Sie haben die Möglichkeit, eingehende E-Mails direkt aus Microsoft Outlook heraus weiterzuverarbeiten. Auch andersherum funktioniert die Integration: Mails können Sie direkt aus dem d.3ecm heraus versenden.
Ihre Vorteile:
Vermeidung von redundanter Datenhaltung
Mehr Transparenz durch einheitliche Aktenordnung und Verwaltung von Dokumenten
Höhere Wirtschaftlichkeit durch Optimierung Ihrer Kernprozesse
Gesteigerte Flexibilität durch einfache Anpassungen des Aktenplans
Besseres und effizienteres Arbeiten durch schnelle Verfügbarkeit von Informationen
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