Alle Rechnungsprozesse im Flow

Rechnungseingangsbearbeitung


Die Erfassung, Prüfung und Bearbeitung von Eingangsrechnungen gehören in vielen Verwaltungen noch zu den Themen, die nicht optimal strukturiert ablaufen. Erhöhter Arbeitsaufwand, komplizierte Genehmigungsverfahren und eine Überschreitung von Zahlungs- und Skontofristen können die Folge sein. Wir bringen Ordnung und flüssige Abläufe in Ihre Rechnungseingangsbearbeitung – mit einer anwenderfreundlichen und rechtssicheren Abwicklung eingehender Rechnungen. Durch die Automatisierung von Teilschritten, wie etwa der Klassifizierung von Rechnungen, können Sie einen effizienten Workflow einrichten. Im Resultat haben Sie weniger Aufwand, senken Ihre Kosten und profitieren von mehr Sicherheit.

Arbeitserleichterung über den gesamten Prozess

Die digitale Verarbeitung von Eingangsrechnungen umfasst das Einscannen und die Klassifizierung von relevanten Kopfdaten, die Freigabe und die Verbuchung im Finanz-System. Unsere Lösung sorgt dafür, dass Sie jederzeit sofort Zugriff auf die Rechnung haben, dass die Zuständigkeiten automatisch berücksichtigt werden und dass Sie keine Zahlungs- und Skontofristen mehr verpassen.

Mehr Überblick und mehr Sicherheit

Wenn zahlreiche Mitarbeiter von verschiedenen Standorten in den Prüfungs- und Genehmigungsprozess involviert sind, kann der Rechnungsbearbeitungsprozess im manuellen Modus schnell unübersichtlich werden. Mit der Rechnungseingangsbearbeitung bringen Sie durchgehende Transparenz in den Prozess – von der Rechnungsprüfung über die Freigabe bis zur Abschlusskontierung. Die Lösung ermöglicht eine tagesaktuelle Bearbeitung.

Rechtskonformität und Zertifizierung

Alle Informationen werden rechtskonform gespeichert und archiviert. Die Vorgaben der Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff. (GoBD) sind umsetzbar.

Die Zertifizierung unserer Lösung zur Rechnungseingangsbearbeitung nach IDW PW 880 gibt Ihnen die Sicherheit, dass sämtliche gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Darüber hinaus bestätigt die Zertifizierung die Einhaltung höchster Sicherheits- und Qualitätsmerkmale.

Viele manuellen Abläufe werden automatisiert

Buchungsrelevante Rechnungskopfdaten werden extrahiert und zur Weiterbearbeitung an das DMS-System d.3ecm übergeben. Mit Hilfe des integrierten Workflow-Systems wird die Abwicklung von Eingangsrechnungen eine einfache Routineaufgabe. Die Zustellung an den zuständigen Bearbeiter erfolgt automatisch, ebenso wie die anschließende Zustellung an die für die Freigabe verantwortlichen Personen. Stellvertreterregelungen sowie Wiedervorlagen sorgen zusätzlich für eine hohe Sicherheit und Transparenz während des kompletten Prozesses.

Die korrekten Kontierungsinformationen werden vom System automatisch ermittelt. Alternativ dazu stehen einfache Oberflächen zur Verfügung, die entsprechenden Informationen zu erfassen.

Vielfältige Integrationsmöglichkeiten

Verschiedene Rechnungsformate wie zum Beispiel E-Mail, PDF, ZUGFeRD, X-Rechnung, etc. werden unterstützt. Die Daten werden automatisch über eine XML-Schnittstelle an das jeweilige ERP-System wie zum Beispiel ab-data, CIP, Finanz+, H&H newsystem kommunal oder SAP übergeben.

Ihre Vorteile:

Kürzere Durchlaufzeiten bei der Rechnungsbearbeitung, Eliminierung von Transport- und Liegezeiten

Vermeidung unnötiger Kosten durch automatische Beachtung von Mahn- und Zahlungsfristen

Mehr Transparenz durch übersichtliche Darstellung und Nachvollziehbarkeit

Keine Medienbrüche durch Schnittstellen

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