Grundlegender Baustein für Ihre Digitalisierung

Posteingangsbearbeitung


Die schrittweise Digitalisierung der Prozesse rund um die Posteingangsbearbeitung ist einer der zentralen Bausteine für eine erfolgreiche digitale Transformation der Verwaltungen. Der Effizienzgewinn wird dabei für Sie direkt von Anfang an greifbar.

Digitale Erfassung

Beim Scannen der Dokumente werden diese sofort klassifiziert und inhaltlich erfasst. Ohne Ihr Zutun legt die Lösung alle Dokumentdaten rechtskonform und revisionssicher ab, so dass diese den berechtigten Mitarbeitern sofort zur Verfügung stehen.

Digitaler Posteingang

Der Eingang von Post über zentrale Funktionspostfächer nimmt tendenziell immer weiter zu. Für die schnelle Bearbeitung von E-Mails lässt sich eine automatische Abholung einrichten.

Automatisierte Verteilung

Die Verteilung der Dokumente an die zuständigen Fachbereiche und Mitarbeiter wird automatisch durchgeführt. Sämtliche Mitarbeiter, die ein Dokument prüfen müssen, haben direkt Zugriff darauf.

Vertretungsautomatismen

Für Krankheitsfälle und Urlaubszeiten lassen sich Vertretungsmechanismen einrichten, so dass die Dokumente nicht in den Postfächern liegenbleiben, sondern direkt in den kontinuierlichen Sachbearbeitungsprozess geleitet werden.

Zentrale Ablage

Alle Dokumente werden zentral im digitalen Archiv abgelegt. Mit d.3ecm ist jederzeit und ortsunabhängig ein Zugriff auf alle Dokumente möglich. Die Ablage erfolgt direkt im PDF/A-Format, so dass die Dokumente auch über die gesetzlich geregelten Aufbewahrungsfristen hinaus verfügbar sind.

Ihre Vorteile:

Zeitersparnis und schnellere Bearbeitung der Posteingangsdokumente

Mehr Transparenz durch einfache und zentrale Verfügbarkeit der Dokumente direkt nach dem Scanprozess

Vermeidung von Liegezeiten von Dokumenten durch Vertretungsautomatismen

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Schauen Sie sich jetzt selbst an, wie leicht das Verteilen von Eingangspost ist:

Video zur Posteingangsbearbeitung der codia anschauen | Verarbeitung von analoger und digitaler Post leicht gemacht

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