d.velop OZG-Portalanbindung
Mit unserer OZG-Portalanbindung sind Sie auch nach der Anpassung des Onlinezugangsgesetzes gut vorbereitet
Mit dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) wurden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen bis zum 31. Dezember 2022 den Bürgern:innen auch digital über Online-Verwaltungsportale anzubieten.
Gemäß OZG mussten bis dahin 575 Leistungen, wie zum Beispiel Kindergeld, Arbeitslosengeld I & II oder Abfallentsorgung, bundesweit online angeboten werden, wobei es sogenannte prioritäre Leistungen waren. Das waren wiederum über 6000 interne Verwaltungshandlungen, die in Ihrer Behörde ebenfalls digital abgebildet werden mussten.
Auch nach der Verabschiedung des OZG-Folgegesetzes (OZG 2.0) bleibt unsere Lösung d.velop documents als Instrument unabhängig der Gesetzeslage bestehen. Mit unserem DMS sind Sie stets auf dem Laufenden. Unser erfahrenes Consulting-Team kann Sie bei Bedarf beraten, um gemeinsam Leitplanken zur OZG-Umsetzung in Ihrer Organisation festzulegen.
- 575 Leistungen müssen über Online-Portale nach wie vor angeboten werden.
- 6000 Handlungen müssen die Behörden in Deutschland intern ebenfalls digital abbilden.
- 370 Leistungen müssen, nach OZG-Anforderungen, die Länder und Kommunen realisieren.
Lücken bei der Umsetzung mit der
OZG-Portalanbindung sinnvoll schließen
Ein modernes DMS kann die Lücke der ganzheitlichen digitalen Umsetzung von OZG-Projekten schließen. Unsere Softwarelösungen bietet zahlreiche Anbindungsmöglichkeiten von Bürger- und Serviceportalen, sodass Sie Berichte und Anfragen aus verschiedenen Quellen entgegennehmen können.
Standardisierte Strukturen innerhalb des DMS ermöglichen – unabhängig vom Bürgerportal – eine direkte oder indirekte Antragsbearbeitung. Mithilfe der Schnittstellen zu allen gängigen Fachverfahren können Sie Onlineanträge direkt dorthin übergeben. Für den Fall, dass kein Fachverfahren für die Verwaltungsleistung vorhanden ist, kann das DMS eine einfache Antragsbearbeitung übernehmen.
- Entgegennahme jeglicher Art von Formularen über gesicherte Kanäle
- Empfangen der Anträge, Dokumente & Nachrichten auf einer Plattform sowie Versand der Statusrückmeldungen & Bescheide an Antragstellende
- Revisionssichere & gesetzeskonforme Ablage digitaler Unterlagen
- Organisationsweite Verteilung der Online-Anträge & Dokumente
- Starten diverser Geschäftsprozesse und Arbeiten mit Wiedervorlagen sowie Fristen möglich
- Direkte und indirekte Anbindung von Fachverfahren
- Automatische Zuordnung von Anträgen, Dokumenten und Vorgängen zu eAkten
So einfach funktioniert unsere
OZG-Portalanbindung
Der Posteingang
Die Bürger:innen Ihrer Kommune stellen ihre Anträge online über das Bürgerportal. Die digitale Eingangspost steht den Bearbeitenden jederzeit gesetzeskonform und revisionssicher zur Verfügung. Die Online-Anträge werden automatisch den jeweiligen Vorgängen zugeordnet und sind darüber hinaus auch im digitalen Posteingang zu finden.
Ganz gleich, auf welchem Weg die Anträge in Ihre Behörde gelangt sind, deren Speicherung und Weiterverarbeitung ist immer gleich.
Die eAkte
Sowohl der Online-Antrag als auch die ihm beigefügten Dokumente werden anhand der zuvor eingerichteten Konfiguration automatisch ausgelesen und in die bereits bestehende digitale Akte einsortiert. Dabei werden sämtliche Metadaten des Antrags, wie Betreff, Absender, Empfänger oder das Eingangsdatum, automatisch in zuvor konfigurierte Felder Ihres DMS übernommen. Sollte keine entsprechende Akte vorhanden sein, so wird auf Basis der Eigenschaften eine neue Akte erstellt.
Ihre gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen für die Online-Anträge werden damit eingehalten: Die revisions- und manipulationssichere Speicherung von Dokumenten innerhalb der Aufbewahrungsfristen ist sichergestellt.
Die Vorgangsbearbeitung
Mit einer Vorgangsbearbeitung, beispielsweise einer Checkliste, können Ihre Mitarbeitenden den Überblick über alle anstehenden Aufgaben behalten. Dabei führt das System Sie mit Hilfe der Aufgabenverwaltung, der Wiedervorlagen und der Fristenverwaltung durch den gesamten Prozess.
Mit unserer intuitiven Vorgangsbearbeitung wird alles an einem Ort zusammengefasst und die Aufgabenvorlagen standardisieren die nächsten Schritte. Ihre Mitarbeitenden verpassen somit keine Fristen mehr.
Die fünf wichtigsten Vorteile der OZG-Portalanbindung
Generische Lösung, anpassbar an den jeweiligen OZG-Prozess
Einfache Funktionsweise der hauseigenen Datendrehscheibe
Kostensparend: keine großen Prozessaufnahmen nötig
Handlungsfähigkeit innerhalb weniger Tage
Einfache organisationsweite Bearbeitung von OZG-Anträgen
OZG Webinar
OZG mithilfe von d.velop documents meistern
Ihre Verwaltung ist gesetzlich verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen den Bürgern:innen auch digital über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Wie es mit unserer OZG-Portalanbindung funktionieren kann, zeigen wir Ihnen in diesem Webinar.
Agenda
- Eingliederung von d.velop documents im OZG & Vorstellung der Lösung aus Sicht der Sachbearbeitenden
- Anbindung von Onlineservices an d.velop documents
- Mögliche Rückkanäle, Roadmap und Planungen
So setzt die „Digitalstadt“ Ahaus das OZG um
Die praktische Umsetzung des Onlinzugangsgesetzes erweist sich für öffentliche Verwaltungen häufig als große Herausforderung. Einschätzungen, warum dem so ist und wieso wir uns in Deutschland mit der Digitalisierung vergleichsweise schwertun, erhalten Sie in diesem Video von den public sector days. Im aufgezeichneten Vortrag der Stadt Ahaus erfahren Sie aus erster Hand, welche strategischen Entscheidungen dort getroffen wurden und was die Stadt Ahaus heute ausmacht.
Drei gute Gründe für die OZG-Portalanbindung
1. Maßgeschneiderte Fachverfahren
Für einige Verwaltungsdienstleistungen nutzen Sie bereits spezielle Fachverfahren, die u. a. Dokumente und eAkten aus d.velop documents nutzen oder befüllen. Für alle 575 OZG-Leistungen, welche digital bundesweit abgebildet werden müssen, gibt es jedoch nicht immer passende Fachverfahren – oder diese können schlichtweg nicht eingesetzt werden. Mit unserem intelligenten Vorgangsmanagement können Sie fehlende Fachverfahren maßgeschneidert abbilden.
2. Medienbruchfreie Auftragsbearbeitung
Mithilfe ausgereifter Schnittstellen für alle führenden Portalanbieter, wie z. B. Bürgerportale der Länder oder OpenR@thaus, können Sie mit nur einer Standardlösung alle 575 OZG-Leistungen organisationweit digital verteilen. Ebenfalls ist es möglich, Rückmeldungen an das Bürgerportal und Antragstellenden auf kürzestem Weg zu geben. Damit ist eine beidseitige digitale Kommunikation gewährleistet. Unsere Lösung integrieren wir nahtlos in die digitale Aktenbearbeitung bzw. in das Posteingangsszenario und können individuell auf Ihre Bedürfnisse reagieren.
3. Durchgängige Prozessunterstützung
Der größte Pluspunkt unserer medienbruchfreien DMS-Lösung: Sie müssen kein zusätzliches, womöglich aufwendiges, System in die bestehenden Prozesse integrieren. Auch das Erlernen einer neuen Software entfällt. Zudem benötigen Sie keine umfangreichen Dienstleistungskontingente, da unsere generische Lösung jederzeit einfach und flexibel implementiert werden kann.
Mehr Informationen in unserem Blogartikel
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