junge Frau mit blonden Haaren sitzt am Tisch und schaut in die Ferne

OZG Portalanbindung

Die Datendrehscheibe in der OZG-Maschinerie

Mit dem Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz – OZG) wurden Bund, Länder und Kommunen verpflichtet, alle Verwaltungsleistungen bis zum 31. Dezember 2022 den Bürgern:innen auch digital über Online-Verwaltungsportale anzubieten. Gemäß OZG müssen bis dahin 575 Leistungen, wie zum Beispiel Kindergeld, Arbeitslosengeld I & II oder Abfallentsorgung, bundesweit online angeboten werden, wobei es sogenannte prioritäre Leistungen sind. Das sind wiederum über 6000 interne Verwaltungshandlungen, die in Ihrer Behörde ebenfalls digital abgebildet werden müssen.

Der Handlungsbedarf ist groß: Sprechen Sie uns gerne an und erreichen Sie mit unserer Hilfe die Zielsetzung des OZG!


OZG braucht eAkte.

Damit die Bürger:innen die Onlinedienste Ihrer Verwaltung einfach konsumieren können, müssen vor allem die verwaltungsinternen Prozesse medienbruchfrei gestaltet werden. Mit unserer generischen Lösung d.velop documents haben Sie die Möglichkeit, alle gestellten Online-Anträge über gesicherte Kanäle jederzeit digital zu empfangen, zu archivieren, zu bearbeiten, organisationsweit weiterzuleiten und anschließend den Antragstellenden eine Rückmeldung zu geben: Dabei nutzen Sie nur einen digitalen Kommunikationskanal, wie vom Onlinezugangsgesetz vorgegeben.

Auch Dokumente und Informationen, die während der Bearbeitung des Antrags in Ihrem Haus entstehen, werden zu dem Vorgang abgelegt. So haben die verantwortlichen Sachbearbeiter:innen immer und überall alle Informationen parat. Ganz gleich, um welche Dienstleistung es sich handelt – wir haben das richtige Werkzeug dafür.

Ein Auszug der Kunden, die unsere Lösung OZG-Portalanbindung nutzen:

Logo in Schwarz/Weiß Osnabrück die Friedensstadt
buntes Logo mit dem Schriftzug Landkreis Nordwestmecklenburg; wo die Seele lächelt
Schriftzug Landeshauptstadt Schwerin mit Wappen als Wasserzeichen und zwei bunten Quadraten

Medienbruchfreie Antragsbearbeitung

d.velop documents ist Ihre flexible hauseigene Datendrehscheibe in der OZG-Maschinerie. Mithilfe ausgereifter Schnittstellen für alle führenden Portalanbieter, wie z. B. Bürgerportale der Länder oder OpenR@thaus, können Sie mit nur einer Standardlösung alle 575 OZG-Leistungen organisationweit digital verteilen. Ebenfalls ist es möglich, Rückmeldungen an das Bürgerportal, somit auch an die Antragstellenden, auf kürzestem Weg zu geben. Damit ist eine beidseitige digitale Kommunikation garantiert.


Unsere Lösung integrieren wir nahtlos in die digitale Aktenbearbeitung bzw. in das Posteingangsszenario und können individuell auf Ihre Bedürfnisse reagieren.

Die Datendrehscheibe

grafische Darstellung einer Drehscheibe mit beschreibendem Text und dem OZG-Logo

Funktionen im Überblick:

  • Entgegennahme jeglicher Art von Formularen über gesicherte Kanäle
  • Empfangen der Anträge, Dokumente & Nachrichten auf einer Plattform
  • Revisionssichere & gesetzeskonforme Ablage digitaler Unterlagen
  • Organisationsweite Verteilung der Online-Anträge & Dokumente
  • Versand der Statusrückmeldungen & Bescheide an Antragstellende
  • Arbeiten mit Wiedervorlagen und Fristen möglich
  • Starten diverser Geschäftsprozesse – sogenannter Workflows – im DMS
  • Direkte und indirekte Anbindung von Fachverfahren
  • Automatische Zuordnung von Anträgen, Dokumenten und Vorgängen zu eAkten

So einfach funktioniert unsere generische Lösung

Grafische Darstellung der OZG-Portalanbindung an die eAkte

Der Posteingang


Die Bürger:innen Ihrer Kommune stellen ihre Anträge online über das Bürgerportal. Die digitale Eingangspost steht den Bearbeitenden jederzeit gesetzeskonform und revisionssicher zur Verfügung. Die Online-Anträge der Bürger:innen werden automatisch den jeweiligen Vorgängen zugeordnet. Somit erübrigt sich das Suchen entsprechender Nachrichten in einem externen E-Mailpostfach. Auch die Suche nach den zahlreichen Anträgen im Onlineportal ist mit unserer generischen Lösung nicht mehr notwendig, denn alle eingehenden Anträge und Dokumente sind im digitalen Posteingang von d.velop documents zu finden.

Ganz gleich, auf welchem Weg die Anträge in Ihre Behörde gelangt sind, deren Speicherung und Weiterverarbeitung ist immer gleich.

Die eAkte


Sowohl der Online-Antrag an sich als auch die ihm beigefügten Dokumente werden anhand der zuvor eingerichteten Konfiguration automatisch ausgelesen und in die bereits bestehende digitale Akte einsortiert – es wird ein Vorgang gebildet. Dabei werden sämtliche Metadaten des Antrags, wie Betreff, Absender, Empfänger oder das Eingangsdatum, automatisch in zuvor konfigurierte Felder von d.velop documents übernommen.

Sollte keine entsprechende Akte vorhanden sein, so wird auf Basis der Eigenschaften eine neue Akte erstellt. Ist im Inhalt des Online-Antrags zum Beispiel ein Aktenzeichen oder eine Vorgangsnummer angegeben, kann eine automatische Aktenzuordnung erfolgen. Dieser automatisierte Vorgang ist sowohl zeitsparend als auch sicher.

Ein weiterer Vorteil der eAkte: Nur berechtigte Mitarbeitende Ihrer Verwaltung dürfen die entsprechenden Akten und Dokumente der Antragstellenden sichten und bearbeiten. Dabei werden auch die gesetzlichen Aufbewahrungsanforderungen für die Online-Anträge eingehalten: Die revisions- und manipulationssichere Speicherung von Dokumenten innerhalb der Aufbewahrungsfristen ist garantiert.

Die Vorgangsbearbeitung


Der größte Mehrwert der Vorgangsbearbeitung sind die Checklisten. Diese helfen den zuständigen Mitarbeitenden den Überblick über alle anstehenden Aufgaben zu behalten. Die Kollegen:innen werden zudem mit Hilfe der Aufgabenverwaltung, der Wiedervorlagen und der Fristenverwaltung durch den gesamten Prozess geführt.

Sobald ein neuer Online-Antrag gestellt wird, entsteht automatisch ein digitaler Vorgang. Auch wenn ein Dokument, wie zum Beispiel eine noch fehlende Bescheinigung, nachgereicht wird, wird dieses dem passenden Vorgang zugeordnet. Mit unserer intuitiven Vorgangsbearbeitung haben Sie die Möglichkeit, alle Handlungen an einem Ort zusammenzufassen. Die einzelnen Schritte des Vorgangs werden durch Aufgabenvorlagen standardisiert. Ihre Mitarbeitenden entscheiden dabei stets individuell, welcher Schritt wann folgt und wer welche Informationen zu welchem Zeitpunkt erhalten soll.

Die Mitarbeiter:innen können zudem Wiedervorlagen erstellen und den Status des Antrags nach Bedarf entsprechend ändern. Dabei wird die Änderung dem Antragstellenden automatisch gemeldet. So können die Bürger:innen in Echtzeit erfahren, wie weit ihre Anträge fortgeschritten sind: in Prüfung, in Bearbeitung oder abgeschlossen. Ihre Mitarbeitenden verpassen somit keine Fristen mehr.

Maßgeschneiderte Fachverfahren


Für einige Verwaltungsdienstleistungen nutzen Sie bereits spezielle Fachverfahren, die u. a. Dokumente und eAkten aus d.velop documents nutzen oder befüllen. Für alle 575 OZG-Leistungen, welche bis Ende 2022 digital bundesweit abgebildet werden müssen, gibt es jedoch nicht immer passende Fachverfahren – oder diese können schlichtweg nicht eingesetzt werden. Mit unserem intelligenten Vorgangsmanagement können Sie fehlende Fachverfahren maßgeschneidert abbilden.

Durchgängige Prozessunterstützung


Der größte Pluspunkt unserer medienbruchfreien DMS-Lösung: Sie müssen kein zusätzliches, womöglich aufwendiges, System in die bestehenden Prozesse integrieren. Auch das Erlernen einer neuen Software entfällt. Zudem benötigen Sie keine umfangreichen Dienstleistungskontingente, da unsere generische Lösung jederzeit einfach und flexibel implementiert werden kann.

Erfahren Sie in unserem ausführlichen Blogartikel,
was Sie bei der Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes bis Ende 2022
in Ihrer kommunalen Verwaltung beachten müssen.

Grafik mit Text Blogartikel Onlinezugangsgesetz 2022: Wo steht die bürgerfreundlichste VErwaltung Europas heute? Button zum Blogartikel und ein Bild von einer jungen Frau rechts

Die fünf wichtigsten Vorteile der OZG-Portalanbindung


Icon bunt mit Pfeilen in vier Richtungen

Generische Lösung, anpassbar an den jeweiligen OZG-Prozess

Icon bunt Kreis mit Linien innen

Einfache Funktionsweise der hauseigenen Datendrehscheibe

Icon bunt mit Brieftasche und Hand drunter

Kostensparend: keine großen Prozessaufnahmen nötig

Buntes Icon Kalenderblatt mit Uhr

Handlungsfähigkeit innerhalb weniger Tage

buntes Icon Organisationsdarstellung

Einfache organisationsweite Bearbeitung von OZG-Anträgen

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