DMS für die öffentliche Verwaltung

Starten Sie jetzt die Digitalisierung in Ihrer öffentlichen Verwaltung

Mit einem Dokumentenmanagement-System für den öffentlichen Dienst legen Sie die ideale Basis für die Digitalisierung Ihrer Organisation.

• 350 + Kommunalverwaltungen zählen zu unseren d.velop Kunden
• 100 + Kreise und kreisfreie Städte entschieden sich für unser DMS
• 70 + sonstige Behörden nutzen unsere d.velop Produkte

Fachlösungen im Webinar

Mit den speziellen Anforderungen öffentlicher Organisationen kennen wir uns bestens aus. Deshalb gilt bei uns: Erst mit passgenauen Lösungen ist eine Digitalisierung der Prozesse in Ihrer Verwaltung möglich. Unser langjähriges Wissen lassen wir stets in unsere Projekte und Fachlösungen einfließen. Denn nur so erhalten Sie innovative und praxisnahe Anwendungen für den täglichen Gebrauch. Erfahren Sie in unseren Webinaren mehr dazu.

• Zentrale Funktionen eines Dokumentenmanagement-Systems

  Erfahren Sie, wie ein DMS Mitarbeitenden Ihrer Organisation im Arbeitsalltag helfen kann.

  

• Praxis-Tipps für den Webclient: Einblicke in das Arbeiten mit der eAkte

  Vom Posteingang bis zur Aussonderung in der öffentlichen Verwaltung

  

• Prozessdigitalisierung & eAkte: Potenziale erkennen am Bsp. des Bestellvorgangs

  Mithilfe dieser Kombination steigern Sie die Effizienz in Ihrer Verwaltung

  

• Nahtlose Integration von Fachverfahren in Ihr DMS

  So beschleunigen Sie wiederkehrende Verwaltungsprozesse & lästige Arbeitsschritte.

  

• Digitale Postverteilung im öffentlichen Dienst

  Erfahren Sie, warum Sie die Papierpost in Ihrer Organisation schleunigst digitalisieren sollten.

  

• OZG-Portalanbindung mit DMS erfolgreich meistern

  So können Sie Online-Anträge sicher digital empfangen, archivieren, bearbeiten und weiterleiten.

  

• d.velop documents: Smart Explorer versus WebClient

  Nehmen Sie schon jetzt die Zukunft Ihres Dokumentenmanagements in die eigene Hand.

  

• Workflow-Management mit dem d.velop process studio

  Digitale Verwaltungsprozesse – und wie man diese (auch ohne IT-Skills) implementiert

  

• Elektronischer Rechtsverkehr im öffentlichen Dienst

  Chancen statt Pflicht: Wie Organisationen das DMS clever für sich nutzen

  

Spezielle Anwendungsfälle in der öffentlichen Verwaltung

Allgemeine Schriftgutverwaltung mit der eAkte

Neben der Nachhaltigkeit und Rechtssicherheit steht auch die Wirtschaftlichkeit für die öffentliche Verwaltung immer mehr im Fokus. Elektronische Akten (eAkten) ermöglichen eine Schriftgutverwaltung und bündeln sämtliche Schriftgutobjekte an einem zentralen, digitalen Speicherort. Nachdem Schriftstücke erzeugt oder abgelegt wurden, erfolgt direkt eine automatische Einsortierung in die passende eAkte im Aktenplan.

• Zentrale und rechtssichere Speicherung
• Zeitersparnis durch einfache Strukturierung
• Steigerung der Effizienzsteigerung
• Fehlerminimierung dank lückenloser Transparenz
• Kostenersparnisse gegenüber analoger Archivgutverwaltung

Mehr zur eAkte für die öffentliche Verwaltung

Vertragsmanagement mit § 2b UStG-Prüfungserweiterung

Mit dem digitalen Vertragsmanagement behalten Sie alle vertraglichen Pflichten und Fristen stets im Blick. Die Software hilft Ihnen in der alltäglichen Arbeit über den gesamten Vertragslebenszyklus hinweg: Von der Schnellsuche über das Management von Aufgaben und Fristen bis hin zur Vertragsanlage, -Verlängerung oder -Kündigung. Die zusätzliche Checklistenerweiterung unterstützt Sie bei außerdem bei der § 2b UStG-Prüfung.

• Einfach Anlage von neuen Verträgen
• Transparenter Überblick über alle Verträge
• Schnelle Auswertungs- und Vergleichsmöglichkeiten
• Fristenmanagement mit Benachrichtigungsfunktion
• Organisationsweite und medienbruchfreie Zusammenarbeit

Mehr zum digitalen Vertragsmanagement

Automatisierung mit Workflows & Prozessmanagement

Entlasten Sie Mitarbeitende von zeitfressenden Routineaufgaben und beschleunigen Sie den Dokumenten- sowie Informationsfluss in Ihrer Organisation mit einem digitalen Workflow-Management. Mit unserem visuellen Editor können Sie Geschäftsprozesse jederzeit ganz einfach auf Ihre individuellen Anforderungen anpassen – und das auch ganz ohne IT-Kenntnisse. Dabei haben Sie die Möglichkeit, auch externe Systeme über Schnittstellen nahtlos zu integrieren.

• Automatisierung von Geschäftsprozessen
• Vereinheitlichung & Standardisierung von Arbeitsabläufen
• Reduzierung der Durchlaufzeiten
• Einfache Umsetzung durch No/Low-Code Ansatz

Mehr zum digitalen Prozessmanagement

Begeisterte Kunden aus der öffentlichen Verwaltung berichten von ihren Erfahrungen

Stadt Wuppertal

Mit ersten Fallakten im Steueramt und Jobcenter ging es vor vielen Jahren los – inzwischen arbeitet die Stadt Wuppertal durchgängig mit dem elektronischen Aktenplan auf Basis des Dokumentenmanagement-Systems d.velop documents. Als Teil der digitalen Transformation wurde später ein Learning-Management-System als Fortsetzung des Aktenplanprojekts eingeführt.

Zur Erfolgsgeschichte

Unsere Digitalisierungsstrategie ist ganzheitlich und wir rollen das DMS bedarfsorientiert und prioritär aus.“  

Gemeinde Ascheberg

Die Gemeinde Ascheberg setzt mit dem Dokumentenmanagement-System (DMS) der d.velop die Digitalisierung in allen Fachbereichen der Verwaltung schrittweise um. Der elektronische produktorientierte Aktenplan und die eAkten bilden den Startpunkt für eine digitale Prozesskette. Und auch die Rechnungseingangsverarbeitung verläuft komplett elektronisch.

Zur Erfolgsgeschichte

Der digitale Aktenplan auf Basis von d.velop documents ermöglicht es uns, Dokumente elektronisch in klaren Strukturen abzuspeichern. Damit lassen sich Schriftstücke einfach recherchieren, bearbeiten und an Beschäftigte gezielt verteilen.“  

Kreis Borken

Schon seit mittlerweile mehr als zehn Jahren beschäftigt sich der Kreis Borken mit Enterprise Content Management, digitalen Workflows und Akten. d.velop documents ist in nahezu allen Fachbereichen im Einsatz. Damit wurde in der Kreisverwaltung eine neue Ära flexibler Verwaltungsarbeit eingeleitet, die ebenso ein effizientes Arbeiten aus dem Homeoffice ermöglicht.

Zur Erfolgsgeschichte

Auf Basis der momentanen Erfahrungen wollen wir die Möglichkeiten mobilen Arbeitens auch nach Abklingen der Pandemie weiter ausbauen. Das Konzept des mobilen Arbeitsplatzes muss dabei jedoch langfristig überdacht werden. Wer wahlweise Zuhause oder im Büro arbeitet, soll dies weiterhin über den klassischen Telearbeitsplatz tun.“

Universitätsstadt Marburg

Seit einigen Jahren baut die Stadt Marburg den Einsatz der eAkte von d.velop in ihren verschiedenen Fachämtern konsequent aus. Nicht nur, dass die elektronische Akte zu mehr Effizienz und einem besseren, schnelleren Zusammenarbeiten führt. In Zeiten der Pandemie hat sie es ermöglicht, dass die Mitarbeiter:innen der einzelnen Fachbereiche im Home-Office überhaupt handlungsfähig bleiben konnten und künftig können.

Zur Erfolgsgeschichte

Die Integration zwischen Dokumentenmanagement und Workflow, also der ECM-Gedanke, ist in d.velop documents sehr gut gelöst.“

Unsere Lösungen für die öffentliche Verwaltung im Überblick

Sehen Sie sich die d.velop Produkte im Überblick an und finden Sie die Softwarelösungen passend zu den individuellen Anforderungen Ihrer Organisation.

• Dokumentenmanagement

  automatisiert und revisionssicher – vom Scannen bis zum Archivieren

  

• Rechnungsverarbeitung

  elektronische Verarbeitung für einen optimierten Rechnungsworkflow

  

• Digitale Unterschrift

  gesetzeskonforme Signatur auf elektronischem Wege

  

• Vertragsmanagement

  zentraler Zugriff auf alle Verträge mit Übersicht der Fristen

  

• Digitale Postzustellung

  digitaler Versand & Zustellung von Gehaltsabrechnungen

  

• Mitarbeiter-App

  ortsunabhängige & sichere Kommunikationsplattform

  

Partnerschaftliche Zusammenarbeit

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Erfahren Sie mehr rund um die Verwaltungsdigitalisierung

Auf unserem Blog behandeln wir aktuelle branchenspezifische Inhalte. Denn die Umsetzung der Digitalisierung in der öffentlichen Verwaltung ist die Herausforderung der nächsten Jahre.

• Die Macht der Digitalisierung im modernen Vertragswesen

  Von Patrick Dressler 31.01.2024

  

  Erfahren Sie in diesem Artikel anhand eines EVB-IT Vertrages, welche Rolle das digitale Vertragsmanagement und die elektronische Signatur bei der rechtssicheren Abwicklung von Vertragsprozessen spielen.

• Die glückliche Beziehung zwischen beBPo und Behörde

  Von Patrick Dressler 17.01.2024

  

  Eine Welt ohne Papierberge oder -Verschwendung ist dank des besonderen elektronischen Behördenpostfachs keine Utopie mehr. So wird die Verwaltungsarbeit dadurch verändert und weiter digitalisiert.

• Evolution der IT: Die Rolle von Cloud-Computing im Public Sector

  Von Gerrit Berghaus 10.01.2024

  

  In diesem Artikel erfahren Sie, warum Cloud-Computing eine Schlüsseltechnologie für die digitale Transformation ist und welche Vorteile sich daraus für Verwaltungen in regulierten Märkten ergeben.

• § 2b UStG sorgt für Handlungsdruck in der öffentlichen Verwaltung

  Von Udo Schillingmann 25.01.2023

  

  Alles Wissenswerte rund um das Thema § 2b UStG  und dessen Übergangsfrist für juristische Personen des öffentlichen Rechts haben wir Ihnen in diesem Artikel zusammengefasst.

• BITV 2.0 und das Prinzip digitaler Mobilität

  Von Patrick Dressler 26.02.2024

  

  Das Internet eröffnet auch Personen mit Behinderungen bessere Chancen zur gesellschaftlichen Teilhabe – vorausgesetzt, die Technologie ist gemäß BITV 2.0, also barrierefrei, gestaltet.