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Die eAkte

eAkten sind die Basis für eine effiziente Vorgangsbearbeitung und Zusammenarbeit.

Sie erleichtern die tägliche Arbeit in der öffentlichen Verwaltung. Mittels dieser werden Anforderungen aus dem E-Government-Gesetz (EGovG) ganz einfach umgesetzt und sind eine standardisierte Lösung zur professionellen, elektronischen Aktenführung.

Die eAkte stellt einen zentralen Sammelort für sämtlich Informationen entlang des Verwaltungsprozesses dar und macht Sie gleichzeitig für alle Beteiligten – sofern berechtigt - sichtbar. Gleichzeitig lassen sich Informationen bei der Vorgangsbearbeitung genau dann an den zuständigen Sachbearbeiter weiterleiten, wann er sie benötigt.

Gleichzeitig können von jedem Berechtigten, an jedem Ort, direkt aus der jeweiligen Fachanwendung recherchiert werden. So ist die gewünschte Akte inklusive aller dazugehörenden Dokumente immer für den Sachbearbeiter verfügbar. Schon vor dem Öffnen der Akte hat er die wichtigsten Eckdaten wie auf einem virtuellen Aktendeckel übersichtlich im Blick. Im Fachverfahren erzeugte Schriftstücke werden selbstverständlich automatisch in die jeweilige eAkte einsortiert.

Die Struktur der eAkten gibt die in der öffentlichen Verwaltung üblichen Ordnerstruktur vor. Sie hält alle notwendigen Unterlagen vor, um vollständig über einen Sachverhalt zu informieren. Die Ablage und Recherche von Dokumenten bleibt mit eAkten für die Sachbearbeiter nahezu wie gewohnt. Mit dem entscheidenden Unterschied, dass man sich nicht in ein stickiges Archiv aus Aktenschränken begeben muss, sondern jedes beliebige Dokument in sekundenschnelle digital direkt an seinem Arbeitsplatz angezeigt bekommt. So muss sich niemand an neue Konventionen oder Ablagesysteme gewöhnen und arbeitet daher dank der eAkte wesentlich schneller, effizienter und noch dazu benutzerfreundlicher als zuvor.

Das Prinzip hinter den eAkten ist einfach: Sämtliche Dokumente, die die Verwaltung erreichen, werden entweder direkt (bei E-Mails oder z. B. in einer Textverarbeitung erstellten Dokumenten) oder nach dem Einscannen (bei Papierdokumenten) in digitaler Form zentral im elektronischen Archiv abgelegt.

Die eAkte ist hierbei für beliebige Zwecke nutzbar z.B. als Projektakte, Kundenakte, Vertragsakte etc. Anhand von Metadaten zu einem Dokument findet eine automatische Bildung einer neuen Akte oder die Einordnung in eine vorhandene Akte statt. Das Besondere daran: Kein Dokument ist mehrfach vorhanden, der Zugriff erfolgt stets über das im Archiv befindliche unveränderbare Dokument. Eine Anzahl an kaum nachvollziehbaren Versionen, die sich in den Aktenordnern stapeln werden ebenso wie laufende Kosten für ein umfangreichens Papierarchiv vermieden.

Hierbei verfügt das d.3ecm über ein einfach zu verwaltendes und dennoch granulares Berechtigungskonzept und ermöglicht somit die gezielte Zuordnung von Zugriffsrechten.

Weitere Infos erhalten Sie hier.

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