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Effizientes Dokumenten Management für die Bauverwaltung

Mit der codia Lösung Bau wird die Suche nach Akten, Anträgen, Berechnungen, Listen, Genehmigungen und Plänen wesentlich vereinfacht, weil Transport und Wegezeiten gänzlich entfallen. Die Dokumente sind aus "codia Bau" auf Knopfdruck am Bildschirm verfügbar.

Da sie dem Archiv nicht mehr physisch entnommen, sondern jeweils elektronische Kopien an die Arbeitsplätze der Sachbearbeiter transferiert werden, können mehrere Mitarbeiter parallel auf die Dokumente zugreifen, sie einsehen oder bearbeiten. Die automatische Versionierung zeigt dabei jede Veränderung im Dokument auf, protokolliert Zugriffe und stellt somit sicher, dass kein Dokument in seinem Original verändert wird.

Auch nach der Einführung von "codia Bau" bleibt der Endanwender in seiner bisherigen, gewohnten Arbeitsumgebung, da der Zugriff auf das DMS direkt aus dem Baugenehmigungsverfahren heraus stattfindet. Dass ein DMS installiert ist, bemerkt er nur mittelbar, indem die Dokumente nicht mehr papierbasiert auf dem Arbeitsplatz liegen, sondern am Bildschirm angezeigt werden.

Über einen Menüpunkt wird das Aktenzeichen des selektierten Bauvorhabens aus dem Baugenehmigungsverfahren ProBAUG an das Archiv übergeben. codia Bau ist damit in der Lage, die gewünschte Akte im Archiv zu referenzieren und über ein Anzeigemodul zu visualisieren. Die Akte bzw. Teile daraus lassen sich ebenso reproduzieren und via eMail oder Fax verschicken.

Spätes oder frühes Erfassen

Beim Import der Dokumente ist sowohl das späte als auch das frühe Erfassen möglich. Beim späten Erfassen werden die Akten wie bisher in Papierform bearbeitet und anschließend gescannt sowie zusammen mit Indexkriterien (Aktenzeichen, Bauherr, Gemarkung, Flurstück etc.) archiviert. Beim frühen Erfassen werden Dokumente zu einem Vorgang direkt beim Posteingang oder der Sachbearbeitung gescannt und zur weiteren Bearbeitung elektronisch zur Verfügung gestellt. Neben dem Aufruf aus dem Baugenehmigungsverfahren ProBAUG kann codia Bau auch als zentrales Daten Repository genutzt werden, in dem die abgeschlossenen Bauakten über frei kombinierbare Suchkriterien recherchiert werden. Dadurch können berechtigte Mitarbeiter die Bauakten z. B. im Umweltamt einsehen.

Integration des ProBAUG Mediencenters

Wichtig für eine effiziente Nutzung eines DMS ist, dass Dokumente, die aus dem Fachverfahren elektronisch erzeugt werden, ohne Medienbruch und ohne aufwändigen Eingriff des Sachbearbeiters in das System übernommen werden können. Deshalb haben die Prosoz Herten GmbH und die codia Software GmbH eine für den Benutzer leicht zu bedienende bi-direktionale Schnittstelle entwickelt, die es erlaubt, im Mediencenter verwaltete Dokumente ins DMS zu übernehmen.

 
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