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codia lädt zum codia DMSforum nach Paderborn

07.07.2014

Am 22. und 23. September 2014 lädt die codia Software GmbH zu ihrem jährlichen codia DMSforum. Die Informationsveranstaltung findet in diesem Jahr im Heinz Nixdorf MuseumsForum in Paderborn statt. Erstmals richtet sich das DMSforum nicht ausschließlich an Anwender, sondern auch Interessenten aus öffentlichen Verwaltungen sind eingeladen.

Am ersten Veranstaltungstag erwarten die Teilnehmer Vorträge zu allgemeinen Fragestellungen und Herausforderungen rund um Dokumentenmanagement, Workflow und Archivierung. Anwender der codia-Lösungen werden über ihre Erfahrungen sprechen, darunter die Stadt Paderborn gemeinsam mit der GKD Paderborn zu dem Thema „Einführung der Automatisierten Eingangsrechnungsbearbeitung bei der Stadt Paderborn“. Das Programm des zweiten Forumtages besteht aus Arbeitskreisen zu spezifischen Themen für einzelne Fachbereiche. Behandelt werden u.a. Aktenplan/Schriftgutverwaltung, DMS in Hochschulen und DMS für SAP-Anwender.

Technologietag 2014

28.05.2014

Praxislösungen rund um die elektronische Aktenführung

Mit dem Themenschwerpunkt „Einsatz eines Dokumentenmanagementsystems (DMS) in der Verwaltung“ fand der diesjährige Technologietag der kdvz Rhein-Erft-Rur in Frechen statt. Gemeinsam mit der Fa. codia Software GmbH präsentierte die kdvz ihren Kunden die vielfältigen Anwendungsmöglichkeiten praxiserprobter DMS-Lösungen in Form von Präsentationen und Live-Vorführungen an PC-Arbeitsplätzen.

Unter anderem wurden unterschiedliche Aktenarten wie Bau- oder Rettungsdienstakte, die Implementierung eines kommunalen Aktenplans, die Realisierung eines Presse- und Bildarchivs sowie die Modellierung unterschiedlicher Workflows mit dem Produkt d.3 der Fa. d.velop AG vorgestellt. Daneben wurden auch die anderen Themen wie etwa die Präsentation der ‚migewa Behörden App‘ für das Gewerbewesen, die den vollständigen mobilen Zugriff auf relevante Vorgangsdaten ermöglicht und die auf der diesjährigen CeBIT erstmalig vorgestellt wurde, mit großem Interesse verfolgt.

Dass die kdvz Besucher aus insgesamt 22 verbandsangehörigen Verwaltungen sowie anderen Datenzentralen zum Technologietag begrüßen konnte, belegt die derzeitige Konjunktur des Themenkomplexes im kommunalen Umfeld. Trotz aller organisatorischen, vor allem aber organisationskulturellen, Herausforderungen kann die Einführung eines DMS einen wertvollen Beitrag im Hinblick auf die Optimierung kommunaler Prozesse und damit die Verwaltungsmodernisierung insgesamt leisten.

http://www.kdvz-frechen.de/aktuelles/news/technologietag_2014.php

Kommunale Zusammenarbeit spart Zeit und Geld

01.05.2014

Gemeinsame Einführung eines Dokumentenmanagementsystems bei sechs Kunden der kdvz Rhein-Erft-Rur

Zum 01. Mai 2013 startete der Produktiveinsatz des Dokumentenmanagementsystems (DMS) d.3 im Bereich der Steuerakte für die sechs Verbandsmitglieder Hellenthal, Jülich, Kall, Linnich, Merzenich und Vettweiß mit den entsprechenden Schulungen.

Vorangegangen war im vergangenen Jahr die Überlegung einzelner kleinerer Kommunen, eine Dokumentenmanagement-Lösung einzuführen. Nachdem die Kosten und Aufwendungen zusammengestellt waren, kam jede Verwaltung für sich zu dem Ergebnis, dass die Einführung eines DMS die finanziellen wie auch personellen Rahmenbedingungen sprengen würde.

Unter Mitwirkung der kdvz wurde nach Lösungsmöglichkeiten gesucht. Vier Verwaltungen aus dem Kreisgebiet Euskirchen entschlossen sich gemeinsam, ein Konzept für einen ersten Schritt, die Einführung einer elektronischen Steuerakte, anzugehen. Hierzu wurden bei einem gemeinsamen Workshop unter Beteiligung der Verwaltungen, der kdvz und Firma codia (Consulter für das DMS d.3) die Rahmenbedingungen besprochen. Das Konzept wurde als Entwurf allen zur Verfügung gestellt, verifiziert und dann freigegeben. Gemeinsam konnte dann von September bis Ende November getestet werden, ob die Umsetzung den Erwartungen entsprach.

Letztlich haben sich neben zwei Kunden aus dem Euskirchener Kreisgebiet noch vier Verwaltungen aus dem Kreisgebiet Düren dazu entschieden, die Software d.3 als gemeinsames Projekt einzuführen; zwei Kommunen aus dem Euskirchener Kreis mussten aufgrund anderer Priorisierungen die Einführung eines DMS verschieben.

Im Rahmen des Projektes ist es gelungen, die Consultingtage für die Ersteinführung gegenüber einer jeweils individuellen Implementierung mehr als zu halbieren. Die Schulungen wurden gemeinsam für mehrere Verwaltungen angeboten und somit die Kosten entsprechend verringert. Zusätzlich konnte durch die gemeinsame und gleiche Einführung für mehrere Kunden der Aufwand der kdvz für die Erstinstallation der Software sowie der Lösung für den Bereich Steuerakte deutlich reduziert werden.

Seit Anfang Mai arbeiten die beteiligten Verbandsmitglieder nun mit dem DMS d.3 inklusive Schnittstellen zum Abrechnungssystem newsystem®kommunal. Die Jahressollstellung 2013 wurde für jede Verwaltung aus der Finanzsoftware als Erstbestand aufgebaut, die laufenden Änderungsbescheide werden über eine automatische Aktualisierungsroutine fortlaufend aus dem Fachverfahren importiert. Die Altbescheide aus den Vorjahren sollen in Kürze auf ähnlichem Wege auch in das DMS überführt werden.

Aufbauend auf die Einführung der Steuerakte wurden inzwischen auch Tagesworkshops in Zusammenarbeit mit der Fa. codia für die Bereiche

  • Aktenplan
  • Bauakte mit ProBauG-Anbindung
  • Personalakte mit LOGA-Anbindung
  • Erfassung der Rechnungsbelege
  • Rechnungseingangsworkflow


durchgeführt.

Ziel dieser Workshops war es, über ein gemeinsam abgestimmtes Feinkonzept aller beteiligten Verwaltungen Kosten zu sparen und somit Synergien zu erzeugen. Der Einführungszeitraum zu jeder eAkte bleibt dabei der Kommune selbst überlassen.

Weiterhin ist durch die kdvz eine Prozessbeschreibung zur digitalen Rettungsakte in Verbindung mit dem Fachverfahren LIS erstellt worden, die im Bereich der Feuerwehr der Stadt Frechen in Kürze umgesetzt werden soll.

Als Fazit bleibt festzuhalten, dass sich deutliche wirtschaftliche Vorteile generieren lassen, wenn es gelingt, im Verband gleichartige Interessen zu bündeln. Die beteiligten Verwaltungen haben jedenfalls sehr positive Erfahrungen aus dem Projekt gezogen – eine Form der kommunalen Zusammenarbeit, die sich bezahlt macht.

http://www.kdvz-frechen.de/aktuelles/news/news_dms1.php

CeBIT 2014: ECM für öffentliche Verwaltungen bei codia am DATABUND-Gemeinschaftsstand

06.02.2014

Auf der CeBIT können sich Vertreter öffentlicher Verwaltungen am DATABUND-Gemeinschaftsstand (Halle 7, B 62) bei codia über digitalen Posteingang und vollständig elektronische Aktenführung informieren. Der ECM-Anbieter zeigt hierzu praxiserprobte Lösungen auf Basis der Software d.3. Erstmalig demonstriert wird die Elektronische Sammelakte für Autista, die in Zusammenarbeit mit dem Verlag für Standesamtswesen erstellt wurde.

Schwerpunktthemen von codia auf der CeBIT 2014 sind neben digitalem Posteingang und elektronischer Aktenführung die digitale Rechnungsverarbeitung, Vorgangsbearbeitung und Fachverfahrensintegration. codia hat seine ECM-Lösungen in eine Vielzahl kommunaler Fachverfahren integriert, neben Finanzverfahren in weitere Anwendungen der Bereiche Bauverwaltung, Kfz-Zulassung, Steuern & Abgaben sowie Führerschein- und Einwohnermeldewesen.

Digitale Akten an der Hochschule

Im deutschen Hochschulsektor sind ECM- und Workflow-Lösungen in den letzten Jahren stark auf dem Vormarsch. Maßgeblich verantwortlich dafür ist die codia Software GmbH, die entsprechende Systeme bei der BTU Cottbus, der TU Dortmund, der Fachhochschule Mainz und anderen installiert hat. In Hannover stellt codia Best Practices aus diesem Bereich vor.

Rottenburg am Neckar - ein Kunde der codia

01.02.2014

Die Stadt Rottenburg am Neckar führt für die codia Lösungen Kassenbelegarchivierung und elektronische
Steuerakte mit Anbindung das SAP-basierte Finanzverfahren DZ-Kommunalmaster® Veranlagung ein.

Fünf Sterne für den codia Support

01.01.2014

Erneut wurde der codia Support mit dem Zertifikat des "Service and Support Center Rating" für vorbildliche kundenorientierte Serviceleistungen ausgezeichnet. Die Auszeichnung erfolgte durch die PerformNet AG (http://www.performnet.ch/sscr-hof.html), die nach ausgewählten Kriterien die Qualtiät des codia Supports prüfte.

Das Ergebnis: 5 Sterne!

codia Software GmbH feiert Firmenjubiläum

11.12.2013

Seit 15 Jahren auf Wachstumskurs: codia Software GmbH feiert Firmenjubiläum am neuen Standort Nödiker Straße

Die codia Software GmbH aus Meppen feiert im Januar 2014 ihr 15jähriges Firmenbestehen. Der Kurs des Dokumentenmanagement-Lösungsanbieters mit Schwerpunkt Kommunalverwaltungen geht kontinuierlich bergauf. Die Beschäftigtenzahl konnte codia innerhalb der letzten fünf Jahre auf heute 42 verdoppeln, der Umsatz (2013) steigt auf 4 Mio €.

Öffentliche Verwaltungen, insbesondere Kommunen und Hochschulen, versorgt codia mit Softwarelösungen für Dokumentenmanagement, Archivierung und Workflow, zusammengefasst als Enterprise Content Management (ECM). Geschäftsführer Laurenz Stecking: „Über 150 Kunden zählen wir inzwischen im gesamten Bundesgebiet, davon über 90 Prozent außerhalb des Landkreises Meppen. Darunter sind neben öffentlichen Verwaltungen auch zahlreiche mittelständische Unternehmen aus dem Emsland.“

Der Erfolg von codia begründet sich vor allem in der kreativen Verknüpfung von eigenen mit Fremdkomponenten. Als competence center eGovernment des Technologieführers d.velop AG nutzt codia dessen Dokumentenmanagementsystem d.3 als Basis und entwickelt basierend darauf Lösungen mit Integrationen in verschiedenste Fachverfahren.

Aus der Taufe gehoben wurde die codia Software GmbH im Januar 1999 von ehemaligen Mitarbeitern des Meppener Systemhauses CCI Competence Center Informatik. Die Gründungsmitglieder Laurenz Stecking und Michael Bußmann erkannten schon damals die künftige Bedeutung der ECM-Technologie und richteten das Unternehmen danach aus.

Vor knapp einem Jahr erst bezog codia gemeinsam mit der ConSecur GmbH seine neue Firmenzentrale an der Nödiker Str. 118, gleich an der Einfahrt zum gleichnamigen Industrie- und Gewerbegebiet. Beide Unternehmen hatten dort 2012 in Gemeinschaftsarbeit einen ansehnlichen Neubau errichtet, von dem aus sie inzwischen ihr bundesweites Geschäft betreiben. Die Architekten wie auch sämtliche bauausführenden Handwerksunternehmen kamen dabei übrigens aus dem Großraum Meppen und der emsländischen Umgebung.

presse_information___15_jahre_codia.pdf (78 KB)

Stadt Mönchengladbach jetzt auch Kunde der codia

10.12.2013

Die Stadt Mönchengladbach hat sich für den Einsatz der codia Rechnungsfreizeichnung mit der Anbindung an KIRP entschieden und implementiert derzeit eine Lösung zur SEPA- Mandatsarchivierung.

Entscheidung für d.3: Landkreis Oberhavel

09.07.2013

Der Landkreis Oberhavel hat sich für die Einführung des Dokumenten Management Systems d.3 entschieden.

In einem Pilotprojekt wird die Lösung codia Bau mit Integration in das Fachverfahren PROSOZ Bau implementiert.

Verwaltungsgemeinschaft Mering setzt auf d.3

03.07.2013

Die Verwaltungsgemeinschaft Mering hat sich für das Dokumenten Management System d.3 mit Integration in Finanz + entschieden.

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