Case Study

Stadt Bad Rappenau

eAkte bereitet den Weg für die Schriftgutverwaltung

In Bad Rappenau ist nach fast vier Jahren d.3ecm-Einsatz bereits eine Vielzahl der Fachverfahren um die eAkte ergänzt worden. Über die Fachverfahren nähert sich die Stadtverwaltung auch dem Thema allgemeine Schriftgutverwaltung mit elektronischem Aktenplan an.


Rund 40 Fachverfahren zählt Michael Grubbe, Leiter der IuK-Abteilung der baden-württembergischen Kurstadt Bad Rappenau, in allen Abteilungen der Verwaltung. Deren eigene Inselarchivsysteme wurden in den letzten Jahren sukzessive durch die verfahrensübergreifende ECM-Lösung d.3ecm ersetzt. „Ein ECM-System ist für uns das Schlüsselverfahren der Zukunft und eines der neuen neuralgischen Systeme, gerade vor dem Hintergrund der bevorstehenden elektronischen Aktenführung nach E-Government-Gesetz“, erklärt Michael Grubbe. An allen 120 Arbeitsplätzen der Stadtverwaltung Bad Rappenau soll die Lösung bald im Einsatz sein, ein Großteil davon ist schon angebunden.

MESO und Finanz+ gehörten zu den ersten Fachverfahren, die Bad Rappenau mit eAkten-Funktionalität ausstattete. Für sie – wie für alle weiteren in Bad Rappenau eingesetzten – brachte codia bereits fertige Schnittstellen mit. So startete das ECM-Projekt in der Kämmerei mit der Belegarchivierung für das Kassensystem. In der Stadtkasse werden die Belege nach ihrer Freizeichnung digitalisiert, im Archiv abgelegt und dem Vorgang in Finanz+ zugeordnet. Anschließend kamen das Einwohnermeldewesen im Ordnungsamt sowie die Kämmerei mit Einrichtung einer elektronischen Steuerakte an die Reihe.

Alles Wichtige an zentraler Stelle

Intensiv arbeiten auch die Kolleginnen in der Liegenschaftsverwaltung mit einer Liegenschaftsakte auf Basis von d.3ecm. Sie wurde von codia eigens eingerichtet und umfasst Kauf- und Pachtverträge, Nachweise über Nutzungsrechte auf Grundstücke und Dienstbarkeiten – den gesamten Schriftverkehr zu einem Grundstück also, allerdings keine GIS-Daten. Mit Einführung Ende 2017 wurden sämtliche vorliegenden Dokumente digitalisiert.

Die abgeschlossenen Fälle wurden in einer Art „Altakte“ abgelegt; was zum Stichtag in Bearbeitung war, im d.3ecm-Dokumentenmanagement, das von codia auf die individuellen Anforderungen der Verwaltung zugeschnitten wurde. Vorteil: Alles Wichtige befindet sich nun an zentraler Stelle und erlaubt schnelle Recherchen. Im ECM-System arbeitet die Abteilung mit standardisierten Vorgaben und Aktenzeichen des baden-württembergischen Aktenplans, in den das System komplett eingebunden ist.

Digitaler Fluss im Vergabeverfahren

Bei der Vergabeakte wird die Testphase bis Ende 2019 abgeschlossen, anschließend wird auch diese eAkte produktiv genutzt. Jede Fachabteilung legt ihre Vergabeunterlagen und das Leistungsverzeichnis dann in der eAkte ab, die Vergabestelle greift sie dort ab, lädt sie auf die elektronische Vergabeplattform der Kommune und speichert umgekehrt die auf der Plattform eingereichten Angebote in der Akte ab. So ist der digitale Fluss im Vergabeverfahren gewährleistet. Bei der Vergabeakte hilft ebenfalls der Aktenplan, denn ein Vergabeverfahren ist stets zweigeteilt: Die Vergabestelle führt das Verfahren organisatorisch und formal durch und muss hierfür mit den einzelnen Fachbereichen zusammenarbeiten – IT, Feuerwehr, Hochbauamt, Gebäudemanagement etc., – welche den fachlichen Teil, die Leistungsverzeichnisse, liefern. Die Vergabestelle muss alles einsehen können, die Abteilungen nur die sie betreffenden Dokumente. Dies lässt sich hervorragend über Aktenzeichen regeln. Bei der Liegenschafts- und auch der Vergabeakte ist d.3ecm das Frontend, anders als in Bereichen wie Einwohnermeldewesen oder Ordnungswidrigkeiten, wo die Anwender/innen mit dem Fachverfahren als führender Anwendung arbeiten.

E-Rechnung erst nach Doppik-Umstellung

Ebenfalls realisiert hat Bad Rappenau die Belegerfassung von Rechnungen. Mit der frühen Archivierung der Rechnungseingänge will die Verwaltung erst starten, nachdem das Haushaltswesen im Jahr 2020 auf Doppik umgestellt wurde. Dann wird sich Bad Rappenau auch verstärkt dem Thema E-Rechnung zuwenden. Noch spielen elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr der Kommune keine große Rolle. Michael Grubbe ist sich darüber im Klaren, dass man mit Einführung der E-Rechnung auch die Organisation komplett umstellen muss. Die Herausforderung sei hier weniger technischer Natur als dass vielmehr der bisher fest definierte Papierweg mit Stempel, Prüfung der rechnerischen Richtigkeit per Handsignatur, Rechnungserfassung und Anordnung erst einmal elektronisch kanalisiert werden muss. „Das Rathaus ist ja nicht der einzige Empfänger“, sagt Michael Grubbe, „auch Schulen und Kindergärten erhalten Rechnungen, die dann an uns übermittelt werden müssen. Dies zu kommunizieren und die elektronischen Wege dafür zu bereiten, ist die Herausforderung.“

Die Strategie in Bad Rappenau ist klar: In die digitale Vorgangsbearbeitung einsteigen, indem man das ECM-System „über die Hintertür“ einführt und bei den Fachanwendungen startet – dort, wo die Fallakte das Arbeiten erleichtert. Michael Grubbe: „Die Arbeit mit der eAkte bedeutet für uns, dass jeder im Sinne einer bürgerfreundlichen und effizienten Verwaltung schnellen Zugriff auf Informationen hat.“ Später dann die Sachaktenbearbeitung mit Aktenplan anschließen, ist für den IT-Leiter der konsequente weitere Schritt, quasi die Krönung. Ihr nähern sich die Kurstädter bei der ECM-Abdeckung von Monat zu Monat.

“Die Arbeit mit der eAkte bedeutet für uns, dass jeder im Sinne einer bürgerfreundlichen und effizienten Verwaltung schnellen Zugriff auf Informationen hat.“

Michael Grubbe
Leiter der IuK-Abteilung der Kurstadt Bad Rappenau

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Bildquelle: Uwe Grün