Die Virtuelle Poststelle

Nach § 3a Verwaltungsverfahrensgesetz ist die Übermittlung elektronischer Dokumente im Schriftverkehr mit öffentlichen Verwaltungen zulässig, falls der Empfänger hierfür einen Zugang eröffnet. Sobald die Verwaltung also den Zugang eröffnet, muss sie elektronisch signierte Rechnungen annehmen und rechtssicher aufbewahren. Hier kann die Einrichtung einer Digitalen (Virtuellen) Poststelle von großem Nutzen sein.

Die Virtuelle Poststelle von d.3 verarbeitet alle Postein- und -ausgänge in der Kommunalverwaltung – E-Mails mit und ohne Signatur, verschlüsselt und unverschlüsselt, OSCI Nachrichten und gescannte Dokumente – werden automatisiert an d.3 weitergeleitet. Dabei werden mit Hilfe von d.3 alle relevanten Daten (Signatur-Zertifikate, Prüfdateien, Laufzettel, etc.) vorgangsbezogen in die Geschäftsprozesse eingebunden. Die jeweiligen Inhalte werden zudem im XML-Format abgelegt.

Mit einer Virtuellen Poststelle und einem anschließenden Freigabe-Workflow ist die Rechnungsfreizeichnung per Umlaufmappe Vergangenheit. Die Rechnungen werden gleich nach ihrem Eingang entweder in der zentralen Poststelle oder in einer Fachabteilung gescannt und elektronisch zur Erfassung weitergeleitet.

Durch eine Verbindung mit der Finanzsoftware werden anhand der von der Rechnung ausgelesenen UmsatzsteuerID oder der Bankverbindung der Name und sonstige Informationen zu dem Rechnungssteller aus dem Kreditorenstamm übernommen und abgeglichen. Anschließend gelangen die erfassten Rechnungen an einen Rechnungsfreizeichnungs-Workflow. Dieser sorgt dafür, dass nach individuell einstellbaren Regeln der richtige Mitarbeiter die Rechnung zur Bearbeitung erhält. Außerdem überwacht der Workflow die Einhaltung der für den Vorgang festgelegten Fristen.

Die Vorteile der Virtuellen Poststelle im Überblick:

•   Die durchgängige elektronische Bearbeitung erspart die bisher unumgänglichen
    Laufzeiten für die (Haus-)Post; Bearbeitungszeiten reduzieren sich erheblich.
•   Zahlungsfristen und -vorteile lassen sich einfach einhalten.
•   Die Finanzabteilung hat, unmittelbar nachdem die Eingangsrechnungen erfasst wurden,
    einen umfassenden Überblick über die Anzahl offener Rechnungen sowie die gesamte
    Rechnungshöhe.
•   Paralleler Zugriff auf Eingangsdokumente sorgt für Transparenz in der Verwaltung.