Automatisierte Posteingangslösung!
Posteingangsverarbeitung mit d.3 Kombination aus Scansoftware, intelligenter Klassifizierung und Workflow sorgt für schnellstmögliche Digitalisierung und Bearbeitung papierbasierter Eingangspost
Trotz wachsenden E-Mail Verkehrs besteht noch immer ein großer Teil der täglich eintreffenden Korrespondenz in einem Unternehmen oder einer Behörde aus Briefen und sonstigen Papierdokumenten. Diese per Hand zu verarbeiten, ist zeitaufwändig, wenig effizient und verursacht entsprechend hohe Kosten.
Schneller, effizienter und transparenter laufen die Prozesse der täglichen Eingangspost mit einer elektronischen Lösung ab. Hierfür bietet codia d.capture. Das Scanmodul der d.3 Produktfamilie erfasst die täglich anfallenden Stapel von Eingangsdokumenten und klassifiziert sie automatisch mit dem integrierten Klassifizierungsmodul d.classify – egal, ob strukturierte oder unstrukturierte Dokumente. In d.3 wird die Eingangspost anschließend revisionssicher archiviert.
Die Komponente d.classify kombiniert regelbasierte, semantische und vektorbasierte Klassifizierungsverfahren und garantiert dadurch eine hohe Klassifizierungsquote. Indexwerte werden automatisch extrahiert und können für einen Validierungsprozess herangezogen werden. Der Abgleich mit bereits bekannten Informationen erhöht die Erkennungsquote nochmals.
Das Ergebnis der Klassifizierung bildet die Grundlage für den folgenden Workflow: Über die Lösung d.3 flow werden die Eingangsdokumente regelbasiert in die elektronischen Postkörbe der einzelnen Sachbearbeiter verteilt. Basis dafür sind vorab hinterlegte Tätigkeitsprofile jedes Mitarbeiters. Dies sichert die schnelle und effiziente Bearbeitung, denn Dokumente zu bestimmten Vorgängen werden auf diese Weise stets demselben Bearbeiter zugeordnet.
Der Anwender kann festlegen, wie viele Dokumente sich in den einzelnen Postkörben zur Bearbeitung ansammeln dürfen. Bei Überschreiten der Grenze wird das Dokument automatisch an den nächsten Bearbeiter weitergeleitet. Stoppt der Prozess, greifen spezielle Warnmechanismen. So ist die gleichmäßige Auslastung aller Ressourcen jederzeit gewährleistet.
Die Vorteile der d.3 Eingangspostverarbeitung im Überblick:
- Schnellere Durchlaufzeiten
- Schnelle Verfügbarkeit eingehender Informationen
- Schnellere Auskunftsmöglichkeiten
- Verbesserte Servicequalität
- Zufriedene Kunden und Lieferanten
- Geringere Prozesskosten
- Effizientere Ressourcenauslastung
Mehr zur Eingangspostverarbeitung hier: