Die Lösung für modernes Email Management

Mit der Email Management Lösung von codia haben Sie Ihr kontinuierlich wachsendes Email Aufkommen fest im Griff.

Gestiegene Compliance Anforderungen zwingen Unternehmen und Behörden heute zu mehr Transparenz in ihren Prozessen. Dies gilt auch für geschäftsrelevante Dokumente, die heute ganz selbstverständlich elektronisch per Email ausgetauscht werden. Damit wird jede Email zu einem Dokument, welches entsprechend gesetzlicher Anforderungen wie zum Beispiel den „Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen“ langfristig aufbewahrt werden muss.

Die Email Management Lösung auf Basis von d.3 sorgt für eine langfristige, revisionssichere Archivierung sämtlicher im Unternehmen anfallenden Emails. Dabei ist es gleichgültig, ob Sie Microsoft Outlook / Exchange oder Lotus Notes einsetzen: Bi-direktionale Schnittstellen garantieren eine reibungslose Integration.

Der Anwender kann wählen, ob er seine Emails interaktiv direkt aus der Anwendung archivieren möchte oder eine automatisierte, serverbasierte Archivierung anhand definierter Regeln vorzieht. Die elektronische Post wird samt ihrer Anhänge in langzeitstabile Formate wie TIFF oder PDF transformiert und ist auch nach Jahren noch darstellbar – selbst wenn die Erzeugerapplikation nicht mehr vorhanden ist.

Sämtliche Emails werden vorgangsorientiert in virtuellen Aktenstrukturen abgelegt. Ein transparenter Überblick über sämtliche Informationen zu Kunden, Partnern oder Lieferanten direkt aus Ihrer Groupware-Anwendung heraus ist damit gewährleistet. Die Recherche nach archivierten Emails ist sowohl direkt aus der Anwendung als auch über das d.3-System möglich.

Mit dem d.velop Email Management sorgen Sie übrigens nicht nur für transparente Prozesse und die rechtssichere Verwaltung Ihrer elektronischen Korrespondenz– quasi nebenbei reduzieren Sie den Speicherbedarf Ihres Email Systems und sichern sich so eine gute Systemperformance.

Die Vorteile des Email Managements mit d.3 im Überblick:

•   Revisionssichere, langfristige Archivierung sämtlicher Emails
•   Erfüllung rechtlicher Anforderungen
•   Transparente Übersicht
•   Prozessorientierte Ablage sämtlicher Unternehmensinformationen
•   Direkte Integration in Groupware Systeme

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